株式会社日本創芸教育様

－　日本創芸教育について教えてください｡

日本創芸教育グループは1966年の設立以来、指導教育機関として50年以上の伝統と実績を誇っています。「人生を豊かに」をテーマに、他社にはない通信講座を開発し、これまでにのべ80万人以上の皆様に受講いただきました。核となる「通信教育事業」のほか、「通信販売事業」「出版事業」「会員事業」「イベント事業」など、お客様のニーズに応えるさまざまな事業を展開しています。
通信教育事業は「ハッピーチャレンジゼミ」というグループ全体の通信教育ブランドで展開しており、最新の学習システムと指導スタッフによる丁寧な指導体制のもと現在26講座を開講中です。開講講座としては、各種園芸講座、各種技能養成講座、絵画・美術・工芸・音楽の講座と幅広く、最近ではミニチュアフードからドールハウスまでの制作を学ぶ「ミニチュアクラフト講座」を開講し、好評を博しています。

－　セイコーソリューションズの「BPOサービス『印刷・封入・発送の事務代行』」を導入された背景について教えてください｡

実は10年以上前のことですが、「BPOサービス」の前身となる会社に通信教育講座への資料請求に対するダイレクトメール発送を依頼していたことがあります。事情によって依頼を継続できなくなり、他社に依頼をしました。その会社は実際に封入・発送作業を行なっている現場スタッフとのリレーションは良好でしたが、営業サイドは毎年担当者が変わり、仕様変更や封入物の変更といった連絡などの意思疎通がうまく機能していませんでした。
依頼先の変更も視野に他社にも話を聞いてみましたが、発送内容をお話しすると、「対応できません」と断られていました。そんな時に、セイコーソリューションズとして「BPOサービス『印刷・封入・発送の事務代行』」をスタートさせることを聞き、依頼先変更の検討を始めました。

—　「BPOサービス」を導入された経緯を教えてください｡

当社の委託内容は、新聞広告やインターネット広告に掲載した各種講座の広告に対する資料請求者へのダイレクトメール発送になります。通信教育は対面のビジネスではありませんので、ダイレクトメールが営業担当となる、非常に重要な位置づけとなります。
当社の場合、1日に同じものを何千通も発送するというものではありません。26講座に対する資料請求に対して、講座によりますが少なくとも複数回、多い講座だと7回、フォローも含めてダイレクトメールをお送りしています。もちろん初回発送と2回目では内容物が異なりますし、3回目以降もまた違う内容物になります。フォローも含め仮に7回お送りする場合、7回とも発送内容は異なっています。
ですから、1日に発送するダイレクトメールの種類は多い日は100種類以上になります。そして種類ごとに発送部数は異なっています。1種類で1000通以上のものもあれば、1種類で数通というものもあって、多い日は総部数が5000通以上になります。
つまり、毎日発送する種類数が変わり、種類ごとの発送部数も変動するのです。多品種で大量発送と少量発送が混在した発送内容となります。そして広告出稿や季節も発送内容、発送部数に影響する要素と言えます。
先ほど他社に話をお聞きしたと言いましたが、こうした内容をお話しすると9割以上の確率で断られます。セイコーソリューションズに話を聞くと、以前依頼していた当時のスタッフも残っている方が多く、当時蓄積したノウハウについてもきちんと保存してあるとのことでした。
そこで見積もりと提案を依頼し、依頼している会社と改めて比較検討した結果、セイコーソリューションズへの依頼を決めました。そして2021年4月より、ダイレクトメールの発送を開始しています。

—　「BPOサービス」を導入された決め手を教えてください｡

導入の決め手は、柔軟な対応力です。
先にお話ししたように、当社のダイレクトメール発送は毎日種類と部数が異なります。多い日には100種類以上あり、総発送数は5000通を超えます。そして少ない日はごく稀にですが合計で数10通という日もあります。一つとして同じ内容の発送物はありませんので、自動封入機は使用できません。すべて人手による封入になります。こうした毎日変動する発送内容に対応して、実際に作業をする人員の手配などを含む、柔軟に対応できる体制づくりと対応力を高く評価して導入を決めました。

—　「BPOサービス」の導入はスムーズに進みましたか。

打ち合わせを始めてから半年かからずにBPOサービスでのダイレクトメール発送を開始できました。正直なところ1年近くはかかるのではないかと思っていましたが、スムーズな移行ができました。実際には他社にお預けしている発送物を3回に分けて移動し、専用の保管スペースと発送作業スペースを確保してくれました。
発送データについてもデータ形式からラベルへの出力レイアウトまでを同時に検討し、専用のシステムを組んでくれました。
スムーズに移行できたことは、その後の発送作業への期待つながりました。

—　 「BPOサービス」の導入効果を教えてください｡

1. 二重のチェック体制で発送ミスがない品質の高さ。

当社のダイレクトメールの内容物は一つとして同じものはありません。仮に資料請求した講座とは違うものが届いたら、一気に信用を失ってしまいます。それだけに発送内容物のピッキングから封入、発送までのチェックが重要となります。
BPOサービスでは、一度封入した内容物を再度チェックして間違いがないか確認した後、自動封緘機にかけて封緘します。そして、封緘後も宛名がきちんと見えるように封緘されているかをチェックした上で発送されます。ですので依頼してから今日まで、発送ミスがない品質の高さを評価しています。

2. 翌日発送をスケジュール通りに実行。

当日17時までにBPOサービスに発送データを送信したものは、基本的に翌日の発送となります。多い日は5000通を超えますし、逆に数10通の日もありますが、確実にスケジュール通りに発送してくれます。資料請求したらすぐに手元に資料が欲しいとご希望のお客様にとってもスムーズに資料が届くことで、当社への好感度が高まる一因になればと期待しています。

—　今後の活用予定などがありましたらお聞かせください｡

今後はダイレクトメールの形態も変わってくると考えています。
一つは年間で100通くらいしかないものについては、今までのように印刷をして保管して発送ではなく、オンデマンド印刷を活用して、必要な時に必要な部数だけ印刷して、封入、発送するというものです。これはセイコーソリューションズからも提案を受けており、次年度からの導入を目指して検討を進めています。
もう一つはダイレクトメールとeメールの組み合わせによる資料請求への対応です。この2つをうまく組み合わせて、効果を出せるような戦略を検討していきたいと考えています。eメールでの告知の方がレスポンスが早い場合もありますし、印刷物の資料をお送りした方が効果が出る場合もあります。こうしたネットとアナログとの融合についてもご提案とサポートに期待しています。

—　セイコーソリューションズならびに「BPOサービス」への期待､リクエストなどありましたらお聞かせください｡

発送先の移転をスムーズに行い、発送開始後から安定してダイレクトメール発送を行なってもらい、安心してお任せしています。新しい取り組みについても、当社だけでは実現できないと考えていますので、ご提案そしてサポートなどもよろしくお願いします。

本日はお忙しい中、貴重なお話をありがとうございました。

※ 社名および記載されている内容は、取材当時のものです。現在の情報とは異なる可能性がありますのでご了承ください。
※ 記載されている社名、製品名等は各社の商標または登録商標です。