社用車の予約管理を効率化するには？おすすめのツールも紹介
「社用車の予約管理を紙やエクセルで運用しているけれど、もっと効率化できないだろうか？」といったお悩みを抱えていないでしょうか。
予約の重複の確認、鍵の受け渡し、利用状況の確認など、日々の車両管理業務に追われている方も多いことと思います。しかし、非効率な管理は業務負担を増やすだけでなく、法令順守や安全運転管理の面でもリスクを高める懸念も。
そこで本記事では、社用車の予約管理がなぜ重要なのか、そしてアナログな管理が抱える課題をどう解決すれば良いのかを徹底解説します。業務効率化と安全管理を両立させるための具体的な方法として、おすすめのツールもご紹介しますので、最後までお読みください。
社用車の予約管理が重要な理由
まずは、社用車の予約管理が重要な理由について解説します。
予約の重複（ダブルブッキング）を防ぐため
口頭や紙、Excelによる管理の場合には、予約が重複してしまうリスクがあります。
特に、複数の部署・担当者が車両を利用する場合、タイムラグによって「予約したはずなのに使えない」といったトラブルが発生し、業務が滞る原因となってしまうでしょう。
車両の利用状況を明確にし、管理担当者の負担を軽減するため
社用車の予約管理を行うことで「誰が、いつ車両を利用するのか」が明確になり、車両管理担当者は利用者をすぐに特定できます。
利用開始時間と終了時間が明確になることで、スムーズな鍵の受け渡しや次の利用者の予定調整がしやすくなるでしょう。
また、利用目的を記録しておくことで、車両の利用実態を把握し、公私混同の防止や、運行管理の適正化につながると期待されます。
安全運転管理と法令順守のため
道路交通法において、事業者は「安全運転管理者」を選任し、社用車の運転者を把握・監督する義務があります。予約管理を通じて、「誰が、いつ車両を運転するのか」を記録することは、この義務を果たす上で不可欠です。
加えて、2022年4月から段階的にアルコールチェックが義務化され、運転前後の酒気帯び確認が求められています。車両予約を厳格に実施し「誰が、いつ、どの車両を、何のために使用するのか」を明確にし、その前後でアルコールチェック実施の流れを構築することで、チェック漏れを防げるでしょう。
万が一、事故や交通違反が発生した場合には、予約記録からすぐに運転者を特定できるため、迅速な対応につながると考えられます。
コスト削減と適切な車両台数管理のため
車両予約データを集計・分析することで、各車両の稼働率を可視化できます。
稼働率の低い車両や、特定の時期にしか使われない車両がある場合には、売却やリースへの切り替えを検討するなど、無駄なコストを削減するための根拠となるでしょう。
保有車両台数を最適化することで、保険料や税金、駐車場代といった維持費の適正化にもつながります。
社用車の予約でよくある課題
ここからは、社用車の予約で直面しがちな課題についてご紹介します。
鍵の受け渡し・予約記入の煩雑さ
直行直帰の多い営業担当者や、リモートワークが中心の従業員にとっては、鍵の受け渡しや日報記入のために出社・帰社するのは非効率になります。
また、車両管理担当者は、毎朝・毎晩の鍵の受け渡しに対応しなければならず、担当者の不在時には業務が滞るリスクも考えられます。
ルール設定と社員への周知の難しさ
車両の利用に関するルール（予約方法、利用時間、点検・清掃など）を設定しても、社員への周知が不十分だと、ルールが形骸化してしまいます。
新入社員や異動者がある場合には、ルールを毎回改めて説明する必要があり、教育コストがかかるでしょう。
予約状況のリアルタイムな把握が困難
紙の台帳や共有エクセルでは、利用者が予約を記入するタイミングと、管理者がその情報を確認するタイミングにタイムラグが生じます。
車両を利用したい社員が、現在の空き状況を確認するために、わざわざ担当者に電話をしたり、台帳を見に行ったりする手間が発生するでしょう。
事故やトラブル発生時の対応が遅れる懸念
万が一、事故やトラブルが発生した際に、「誰が、いつ、どの車両を使用していたのか」を特定するのに時間がかかる場合も考えられます。
紙の運転日報では、記入漏れや虚偽の報告が行われるリスクも否定できず、正確な運行記録の把握が難しい場合も懸念されるでしょう。
社用車の予約管理に関する課題解決のポイント
前章で解説した、社用車の予約管理に関する課題を解決するポイントをご紹介します。
運転者の状況を正確に把握・記録する
「いつ、誰が、どこへ、何のために社用車を利用するのか」を明確に記録することが、課題解決の第一歩です。次表は、その項目例をまとめたものです。項目を記入する目的・効果も紹介しますので、ぜひ参考にしていただければと思います。
| 必須項目 | 記入例 | 目的・効果 |
|---|---|---|
| 利用日時 | 2025年8月30日 10:00～15:00 | 予約の重複防止、利用時間の管理 |
| 利用者名 | 総務部 山田太郎 | 運転者の特定、責任の所在明確化 |
| 利用車両 | 車両No.1（黒色の軽自動車） | 車両の特定、運行状況の把握 |
| 利用目的 | A社への訪問（商談） | 公私混同の防止、利用実態の把握 |
| 走行距離 | 往路：50km、復路：50km （総走行距離：100km） |
運行記録の正確性確保、ガソリン代計算の根拠 |
| その他 （特記事項） |
交通渋滞のため30分遅れて帰社 | 記録の補足、トラブル時の情報共有 |
ルール策定と社員への周知のポイント
形骸化せず、実効性のあるルールを策定し、全従業員がいつでも確認できる状態にすることが重要です。以下にポイントをいくつかご紹介します。
ルール策定のポイント
複雑なルールは守られにくいため、平易で簡潔な表現を心がけて作成するのがおすすめです。また、「なぜこのルールが必要なのか」を明確にすることで、社員の納得感と協力も得やすくなるでしょう。加えて、罰則規定を設けましょう。ルールを破った場合の対応を明確にすることで、順守意識が高まると期待できます。
社員への周知のポイント
たとえば社内ポータルなど、全社員がアクセスできる場所にルールを掲載しましょう。加えて、メールや社内報などで定期的に注意喚起も実施します。特に新入社員や異動者には、利用開始前に必ず研修を実施することが重要です。
コスト削減に向けた対策
社用車の予約管理で得られたデータを活用して、無駄なコスト削減につなげましょう。
具体的には、社用車の利用データから、「いつ、どの車両が、どれくらいの頻度で利用されているか」を分析します。稼働率の低い車両があれば、売却やリースへの切り替え、またはカーシェアリングの導入も検討できるでしょう。
また、走行距離や利用頻度を把握することで、適切なタイミングでの点検やメンテナンスを計画でき、突発的な修理費用を抑えることにもつながります。
社用車の予約管理を効率化するには？
これまで解説してきた課題を一つひとつ手作業で解決するには、限界があるといえます。そこで有効な策が、車両管理システムを活用することです。
車両管理システムを利用することで、予約状況や車両の位置情報などをリアルタイムで共有でき、管理担当者への問い合わせが低減すると期待できます。
また、走行データと連動して運転日報の自動作成ができるシステムもあるため、運転日報の記入の手間や漏れを低減でき、この側面からも管理業務を大幅に効率化できるでしょう。
加えて、車両管理システムに、スマートフォンを利用する「デジタルキー機能」があれば、鍵の受け渡しが不要になります。直行直帰やリモートワークの社員でもスムーズに社用車を利用できるメリットも想定されます。
車両管理システムなら「Mobility+」
アナログな管理の限界や、安全運転管理の重要性、そしてコスト削減の必要性といった課題の解決に導くのが、セイコーソリューションズが提供する車両管理システム「Mobility＋」です。
「Mobility+」には、「業務効率化」と「安全・安心」の両方を実現する機能が揃っています。
本記事のテーマである「オンライン車両予約機能」も搭載していることに加えて、車両管理担当者の日々のお悩みを解決する機能として注目したいのが、「デジタルキー機能」です。運転する社員のスマートフォンを鍵の代わりにすることで、わざわざ出社して鍵を受け取る必要はなくなります。対面での鍵の受け渡しが不要になるため、直行直帰やリモートワークが多い企業でも、管理担当者の手間が大幅に削減されると期待できます。
さらに、「Mobility＋」は業務効率化だけでなく、コスト低減にも貢献します。デジタルキーによって車両の利用が容易になることで、複数の部署や社員で車両を効率的にシェアできるようになり、車両ごとの稼働率も可視化されるため、無駄な車両を保有していないか見直して、最適な車両台数を維持することにもつながるでしょう。
運転日報は、位置情報や走行記録から自動で作成されるため、手書きの手間や記入ミスがなくなります。管理者はデータを一元管理できるため、いつでも利用状況を把握でき、ペーパーレス化も後押しします。
「業務効率化」「コスト削減」「安全・安心」をまとめて解決したいとお考えの企業担当者さまは、「Mobility＋」の導入をぜひご検討ください。
社用車の予約管理に関してよくある質問
ここからは、社用車の予約管理に関してよくある質問をご紹介します。
Q1.社用車の予約管理表に記入すべき項目は何ですか？
予約管理表に記入すべき項目は、主に以下の5つです。社用車の利用状況を明確にでき、トラブル発生時の迅速な対応に役立つでしょう。
- 利用日時（開始・終了）：「いつ、誰が利用するのか」を明確にするための必須項目で、ダブルブッキングの防止につながる。
- 利用者名：利用者の氏名や所属部署を記録することで、車両の運転者を特定できる。
- 利用車両：車両番号や車種などを記載し、どの車両が利用されるのかを明確にする。
- 利用目的：商談や荷物の運搬など利用目的を記録することで、公私混同の防止や運行実態の把握ができる。
- 走行距離：出発時と帰社時のメーターを記録することで、正確な走行距離を把握し、燃料費の計算やメンテナンス時期の把握に役立つ。
Q2.社用車の予約管理システムとは何ですか？
社用車の予約管理システムとは、社用車の予約、車両の利用状況の確認、鍵の管理、運転日報作成といった一連の業務をデジタル上で一元管理できるITツールです。
紙の台帳やエクセルでの管理と異なり、予約の重複防止や、リアルタイムでの利用状況把握を可能にします。
また、システムによっては、デジタルキー機能、アルコールチェックの記録機能など、車両管理業務全体を効率化するさまざまな機能を備えている場合もあります。
社用車の予約管理を効率化し、安全な運用体制を構築しましょう
本記事では、紙やエクセルでの車両予約管理が抱える課題と、その解決策としての車両管理システムの重要性について解説しました。
日々の煩雑な車両管理業務を効率化し、安全な運用体制を構築するためには、アナログな管理から脱却することが必要だと考えられます。
そこで有効なのが、セイコーソリューションズ株式会社の車両管理システム「Mobility＋」です。デジタルキー機能によって鍵の受け渡しが不要になったり、運転日報の自動作成ができたりなど、車両管理にまつわる業務を大幅に効率化できます。加えて、飲酒運転の徹底防止機能や、車両の稼働率の可視化により、安全管理とコスト削減にも貢献いたします。
ぜひ、この機会に「Mobility＋」の導入についてご検討いただき、社用車管理体制を見直してみてはいかがでしょうか。
