紙の運転日報はもう限界！ペーパーレス化で業務効率とコンプライアンスを両立
手書きやExcelで運転日報を作成していると、膨大な時間がかかる上に法令違反のリスクも高まります。そのため、手書きによる運転日報の作成・管理は、多くの企業で「非効率」の象徴となっています。
そこで本記事では、紙の運転日報がもたらす具体的な3大リスクから、ペーパーレス化がもたらす驚くべきメリット、そしてそれを実現するための最適なソリューションまでを徹底解説します。
運転日報の基礎
運転日報は、単なる業務の記録ではありません。企業の安全運転管理と法令遵守の根幹を担う重要な法定文書です。
ここでは、運転日報についての基礎知識を紹介します。社用車や業務用車両を保有する企業は、運転日報について把握しておきましょう。
運転日報とは
運転日報とは、社用車や業務用車両の運行状況を記録するための書類またはデータです。
道路交通法や貨物自動車運送事業法といった法令に基づき、企業が車両を適正に運用していることを証明する役割を果たします。
目的
運転日報を作成する目的は以下の通りです。
- 車両の適切な運用状況を把握して運行管理の効率化を図る
- 交通事故やトラブル発生時に正確な運行データを証拠として提供する
- 運転者の勤務実態（労働時間）を適正に管理する
- 道路交通法や貨物自動車運送事業法などの法令に基づく記録義務を果たす
義務の対象
義務の対象は安全運転管理者を選任している事業所で、車両台数に応じて義務化されています。特に、緑ナンバー（運送事業用）の車両を扱う企業は、より厳格な運行記録計（タコグラフ）の装着と記録が義務付けられているため、注意が必要です。
記載項目と保存期間
運転日報の記載項目は、以下の通りです。
- 運転者の氏名
- 運転した日付
- 運転した車両（車両番号）
- 運転の開始・終了時刻と運転時間
- 走行距離（開始時・終了時のメーター値、合計距離）
- 主な運行経路と経由地
- 酒気帯びの有無（アルコールチェックの結果）
- 日常点検の実施状況
道路交通法に基づき、運転日報の記録は作成日から1年間の保存が義務付けられています。この期間は、監査や事故発生時の調査に備えるため、いつでも提示できるよう適切に管理しなければなりません。
怠った場合の罰則
運転日報の作成・保存義務を怠った場合や、記録内容に虚偽があった場合は、企業（使用者）と安全運転管理者の双方に厳しい罰則が適用される可能性があります。
罰則の対象者は以下の通りです。
- 安全運転管理者
- 企業（事業主）
安全運転管理者は運行管理を適切に行わなかったとして、罰則や罰金、または解任命令の対象となる場合があります。
企業（事業主）は運行記録の不備や保存義務違反、道路交通法違反や貨物自動車運送事業法違反となり、業務改善命令や事業停止処分、または罰金刑が科せられる可能性があり、注意が必要です。
また、法令違反が公になった場合、企業の社会的信用は著しく失墜し、取引先や顧客からの信頼喪失といった深刻な影響を招きます。
紙による運転日報管理が抱える3大リスク
法令遵守の根幹である運転日報ですが、紙（手書き）による運用は、現代の企業活動において以下の3つの大きなリスクを抱えています。
深刻な非効率とコスト増
運転者による運転日報の手書き記入や管理者によるチェック・集計には多くの時間がかかり、残業の原因となっています。
また、燃費や走行距離などのデータ活用が難しく、コスト削減の機会を逸失しやすい点にも注意が必要です。さらに、紙の書類の保管場所や、印刷・インク代などの間接的なコストも発生します。
法令遵守（コンプライアンス）違反のリスク
手書きでは記入漏れやデータ改ざんが発生する可能性があります。そのため、データの信頼性が低く、法令遵守（コンプライアンス）違反のリスクがあるのです。
その上、紙の書類が紛失や破損した場合、保管義務違反となります。
さらに、紙の運転日報ではアルコールチェック記録などの新たな義務化への対応が困難となり、法令改正への対応遅れも懸念されます。
事故・トラブル発生時の対応遅れ
紙や手書きでの管理では、データによる検索ができません。そのため、事故や車両トラブル発生時に、すぐに運行状況を確認することが難しくなります。
また、正確な証拠能力の欠如により、事故発生時の事実確認や保険対応に必要な情報が不正確になりがちです。
運転日報のペーパーレス化が求められる理由
上記で解説したように、紙・手書きの運転日報による運用には、多くのリスクが伴います。そのため、運転日報をペーパーレス化したいと検討する企業も多いでしょう。
運転日報のペーパーレス化が求められる主な理由は、大きく2つです。
業務効率化と「働き方改革」への貢献
運転日報作成の自動化により、運転者がコア業務に集中できる時間を創出します。
煩雑なデータ集計やチェック、ファイリング業務から解放され、より生産的な管理業務に時間を割けるのは大きなメリットです。
法令遵守を確実にする体制の構築
デジタル化により、日時や走行距離の自動記録が可能となり、法令要件を確実に満たします。この結果、記入漏れの防止や証拠能力の確保につながり、トラブルが発生した際もスムーズな対応が可能です。
また、必要な情報にいつでも、どこからでもアクセスでき、監査などにも迅速に対応できます。過去の運転日報を探したり、関係者の話を聞いたりすることにかかっていた時間を省きつつ、管理者の負担も軽減できます。
運転日報をペーパーレス化する具体的な方法
運転日報のペーパーレス化を実現する方法は、主に以下の3つのアプローチがあります。経営者や担当者は、企業の車両台数、求める機能や予算に応じて最適な方法を選択することが重要です。
Excelの利用
Excelを利用する方法では、運転日報のフォーマットを用意し、ドライバーや車両、日付ごとなどにフォルダ分けして管理します。テンプレートを使えば簡単に導入可能であり、紙の使用量を削減するペーパーレス化は図れるでしょう。
しかしながら、走行距離や時間などの入力は手動となるため、入力ミスや入力の手間がかかるのが難点です。業務効率化という観点では、限定的であると言えます。
Excelでの作成方法については、以下の記事で詳しく紹介していますので、参考にしてください。
関連記事：【無料Excel】運転日報テンプレート｜アルコールチェック記録簿も兼ねた書き方・保存期間を開設
専用の運転日報アプリやクラウドサービスの導入
専用の運転日報アプリやクラウドサービスを導入する方法は、既存の紙のフォーマットに近い形でデジタル入力ができるため、導入のハードルが比較的低いのがメリットです。
運転者がスマートフォンアプリから、日時・走行距離・休憩時間などを入力・申請し、管理者がシステム上で内容をチェックし承認する一連の流れを完結できます。アルコールチェックの結果を、写真や入力で記録できる機能を持つサービスも少なくありません。
ただし、走行データの自動記録機能は限定的であるため、距離や時間の入力は手動になる場合が多く、記入漏れや虚偽申告のリスクは残ります。自社の希望に合うアプリやサービスを選ぶことが重要です。
車両管理システムの導入
車両管理システムの導入は、最も効果的で確実性の高いペーパーレス化の方法です。車両管理システムでは、車両にGPS端末やドライブレコーダーなどのデバイスを設置し、車両の運行データを自動で取得・記録します。この方法では、運行データの取得から日報作成、管理や分析までを完全に自動化できます。
また、運転日報の自動作成だけでなく、リアルタイムの位置情報把握、危険運転の検知やアルコールチェック機器との連携、車両予約管理など、車両管理全般の高度化を実現可能です。
運転者の入力負担がほぼゼロになるため、現場への定着率が高く、法令遵守の確実性が格段に向上します。
車両管理システムとは
車両管理システムとは、企業が保有する社用車やトラックなどの情報を一元的に管理し、運行業務の効率化と安全性の向上を図るためのITソリューションです。
GPS端末やドライブレコーダーといったIoT技術を活用し、車両の位置情報や運行データを自動で取得・記録します。システムの導入により、運行状況の可視化や法令遵守のサポート、安全運転の支援など、車両管理全般の高度化を実現可能です。
従来の紙やExcelの管理とは違い、管理者の負担を軽減しながら効率よく管理できます。
運転日報のペーパーレス化導入による5つのメリット
運転日報のペーパーレス化は単なる紙削減に留まらず、企業のコンプライアンス強化やコスト削減、働き方改革などに直結する大きなメリットをもたらします。
ここでは、車両管理システムを用いた場合の運転日報のペーパーレス化導入による具体的な5つのメリットを解説します。
運転日報の「自動作成」で工数削減を実現
車両管理システムによるペーパーレス化が進めばGPSデータに基づき、走行ルート、開始・終了時間、走行距離が完全に自動でシステムに記録可能です。運転者は、日報を手書きでゼロから作成したり、Excelに入力したりするムダな時間から解放されます。
その結果、運転者の残業時間の削減やより重要なコア業務への集中が実現できます。さらに、記入ミスや計算ミスも発生しなくなるため、管理者のチェック工数も大幅に削減可能です。
法令遵守（コンプライアンス）の確実な強化
車両管理システムでは、法令で定められた必須項目をシステム上で一元管理できます。例えば、検知器連携によるアルコールチェック記録や日常点検記録、そして運行記録などの自動記録・管理が可能です。
また、紙やExcelでは避けられなかった記録の「抜け漏れ」をシステムが防いでくれます。特に、2023年から義務化されたアルコール検知器を用いたチェックの記録については、システムが自動で保管し、1年間の保存義務も確実に遵守可能です。
情報はデジタルデータとして管理されているため、監査や行政指導が入った際にも、必要な記録を即座に提示できます。
リアルタイムでの運行状況把握
車両管理システムでは、車両の位置情報がリアルタイムで地図上に表示され、現在地や滞在時間が管理者側で把握可能です。配送遅延や急な顧客対応が発生した際に、最も近くにいる車両を迅速に把握し、適切な指示が出せます。
また、万が一事故や車両トラブルが発生した場合も、迅速な状況確認と初動対応ができ、企業の安全管理体制が強化可能です。
車両コストの削減
車両管理システムによるペーパーレス化を導入すれば、蓄積された走行データやアイドリング時間、急加速・急ブレーキなどのデータから、運転傾向を多角的に分析可能です。これにより、ムダな私的利用や不必要なアイドリング、非効率なルートが明確になります。
データに基づいた指導やルート改善を行うことで、燃料費の節約と車両の消耗抑制にもつながり、メンテナンス費を含む総車両コストの削減も実現可能です。
BCP（事業継続計画）対策
車両管理システムでは、すべての運行記録や点検記録、アルコールチェック記録などのデータがクラウド上に自動保存されるため、BCP対策にも効果的です。
紙の書類は火災や水害、盗難などが発生した場合にデータが完全に失われてしまうリスクがあります。一方、ペーパーレス化しクラウドに保管することで、災害時でもデータが安全に保全され、事業の早期再開に必要な記録を維持可能です。
そのため、ペーパーレス化は企業のリスクマネジメントの観点から非常に重要となります。
運転日報のペーパーレス化なら車両管理システム「Mobility+」
ここまで、運転日報をペーパーレス化する際に車両管理システムを導入すると記録・管理を完全に自動化させられると紹介しました。
車両管理システムにもさまざまなサービスが存在しますが、コスト削減と法令遵守を徹底したい場合には「Mobility+」がおすすめです。
ここでは、「Mobility+」の数ある魅力の中から特に重要な3つのポイントを解説します。
圧倒的な業務効率化
「Mobility+」は車載デバイスとGPSにより、いつ・誰が・どこを走行したかを自動で記録可能です。運転者の日報作成時間はほぼゼロになり、手間いらずの自動記録が叶います。
また、管理者のチェック工数を削減できるのも特徴です。AIが自動で運行データを処理するため、管理者はチェック業務から解放され、異常時の対応に集中できます。
記録の一元管理で法令遵守を徹底
「Mobility+」は運転前のアルコールチェック結果をシステムに自動記録し、エンジン始動を連動させることで不正な運行を防止できます。アルコールチェック前、またはアルコール検知時はロックが解除されず、物理的に車を運転できません。
また、義務付けられた1年間の記録保存をクラウド上で自動で行い、紛失リスクをゼロにできるのも大きなメリットです。
より安全な運行をサポート
急加速や急ブレーキなどの危険運転を検知・記録し、データに基づいた客観的な安全運転指導を可能にできるのも、「Mobility+」の特徴の1つです。
今後、さらに安全な運行を継続していくためにも、蓄積されていくデータを上手く活用していきましょう。
「Mobility+」導入で企業の安全と成長の基盤を構築+」
運転日報のペーパーレス化は、単なる業務効率化に留まりません。それは、法令遵守の徹底、安全運転体制の強化、そして企業の信頼を守るための基盤構築です。
ペーパーレス化を実現する方法の中で、最もコスト削減と法令遵守の効果が高いのが車両管理システムの導入です。車両管理システムを検討する際には、車両管理の課題を解決する「Mobility+」をぜひご検討ください。
今こそ、煩雑な紙の管理から脱却し、管理者と運転者双方の「働き方」を変革しましょう。
