【車両管理担当者必見】フリートマネジメントとは？従来の車両管理から一歩進んだ「攻め」の体制を解説
車両管理について、手書きの運転日報や、複雑なExcel台帳の管理に追われている企業も少なくありません。メインの業務ではないにもかかわらず、車検・点検の期限管理、事故時の対応、そして法令遵守の責任といった重い負担や不安を、一人で抱えている総務・庶務担当者もいらっしゃるのではないでしょうか。
近年、非効率な車両管理を見直し、コスト削減と安全性の向上を両立する仕組みとして注目されているのが「フリートマネジメント」です。
本記事では、車両管理を兼務している担当者向けに、フリートマネジメントの基本的な定義から、従来の車両管理との違い、そしてシステム導入によって業務がどのように容易になるのかを解説します。
車両管理担当者が抱える負担を解消し、企業全体の管理体制を「攻めの戦略」へと変える具体的な一歩のヒントとしていただければ幸いです。
フリートマネジメントとは
フリートマネジメント（Fleet Management）とは、企業が保有・利用する車両群（フリート）を効率的、安全、かつコスト最適化を図るために統合的に管理する仕組みのことです。
そもそも「フリート（Fleet）」とは、もともと「船団」や「艦隊」を意味する言葉で、ビジネスにおいては企業や組織が保有・管理する複数の車両群を指します。明確な定義はないものの、事業活動で利用する社用車、営業車、トラックなど、複数の業務用車両を管理する場合は「フリート」として扱われる場合が多いと言えるでしょう。
フリートマネジメントの目的は「コスト削減」「コンプライアンス遵守」「業務効率化」そして「企業の競争力向上」です。
車両を台帳で管理することに限らず、車両の調達から運用、整備、処分に至るライフサイクル全体を最適化する経営的な視点を含んでいる点がポイントだと言えます。
「フリートマネジメント」と「車両管理」との違い
次の表は、「フリートマネジメント」と「車両管理」の違いについてポイントをまとめたものです。
| 比較項目 | 車両管理 | フリートマネジメント |
|---|---|---|
| 主な目的 | 車両を安全に維持・保有すること | 車両運用全体を最適化し、経営課題を解決すること |
| 業務の性質 | 守りの管理（定型的な事務作業） | 攻めの管理（データ分析に基づく改善） |
| 対象範囲 | 車両そのもの（車検、保険、整備など） | 車両に加え、運転者、運行状況、コスト、リスク全体 |
| 主要な管理項目 | 期限管理（車検、保険）、台帳管理、点検記録 | 車両管理の管理項目に加え、運転データ、リアルタイム位置情報、稼働率、燃費 |
| 担い手 | 兼務の総務・庶務担当者 | 経営層や管理部門、およびシステム |
比較してみると、車両管理は「守りの管理」、フリートマネジメントは「攻めの管理」だと言えます。
具体的には「車両管理」は、車検、保険、税金、点検など、車両そのものを維持・保有するための定型業務が中心で、主に車両の「維持」を目的とする、いわば「守り」の管理に該当するということです。
その一方、フリートマネジメントは、車両管理の範囲を超え、運用状況（運転データ、稼働状況、ルート）を分析・改善し、経営課題の解決に結びつける取り組みも含んでいることがポイントです。車両を「活用」し、コスト削減や事故低減を目指す点において「攻めの管理」だと言えるでしょう。
「フリートマネジメントシステム」と「フリートマネジメントサービス」とは
「フリートマネジメントシステム」とは、フリートマネジメントの「攻めの管理」をIT技術で実現するためのツールを指す言葉です。
また、「フリートマネジメントサービス」という言葉が用いられる場合もあります。これはフリートマネジメントを実現するためのより広義のサービスを指し、ITツールのことも含みます。
さらにオートリース会社や車両販売店が提供する、車両調達後の維持管理業務の代行を指す場合も多いです。「フリートマネジメントシステム（＝ITツール）」の提供に付随して、システムの導入支援、運用サポート、データ分析レポートの提供、運転指導サポートなどをセットにしたサービスパックを指す場合も見られます。
「フリートマネジメントサービス」を利用する際は、それが「車両の維持・保有」の代行なのか、それとも「車両の効率的な運用・データ活用」の支援なのかを明確に見極める必要があるでしょう。
フリートマネジメントがカバーする3つの業務領域
フリートマネジメントは、企業の車両運用において、以下の3つの重要な業務領域をカバーします。
- コスト管理
- 安全・コンプライアンス体制管理
- 資産管理
これらの業務を統合的に行うことで、車両管理は「煩雑な管理業務」から「経営に貢献する戦略」へと変わると期待できます。
コスト管理
フリートマネジメントにおけるコスト管理は、単に経費を記録するだけでなく、車両のライフサイクル全体で発生する費用を最小化することを目指すものです。
まず、車両の購入、あるいはリース契約の条件・期限を最適に管理します。車種選定から契約の見直しまで、費用対効果の高い選択肢を継続的に検討する点がポイントです。
維持費用に関しても、車検、自動車保険、各種税金、さらには燃料費や消耗品費といったランニングコストをデータに基づいて「見える化」に取り組みます。
さらに、環境対策として企業の社会的責任（CSR）の観点から、車両ごとのCO2排出量をトラッキングし、環境負荷の低減に向けた車両入替や運用改善の指標を活用する場合もあります。
安全・コンプライアンス体制管理
運行記録、安全運転指導など、総務担当者の責任にかかわる領域は、総務・庶務担当者が大きな責任と不安を感じやすい部分です。
そこで、フリートマネジメントシステムを導入・活用することで、リスク低減が期待できるでしょう。
例えば、法令や社内規定で義務付けられている運行記録（運転日報）や、日常点検記録を抜け漏れなく収集・保存し、運行記録の徹底を図ります。手書きやExcelでの管理と比べ、手間と抜け漏れのリスクを解消できるのが特徴です。
また、システムが取得した急加速、急ブレーキ、速度超過などの運転データを分析し、危険な運転傾向を持つドライバーを特定。データに基づき、公平かつ具体的な安全運転指導や教育の実施に役立てられます。
さらに、安全運転管理者の選任・業務遂行、アルコールチェック記録などの飲酒運転防止対策を徹底し、企業のコンプライアンス体制の強化にもつながるでしょう。
資産管理
資産管理は、保有する車両を最大限に有効活用し、非効率性を排除する領域です。
GPS機能などを利用して車両のリアルタイム位置情報を把握し、非稼働時間や遊休車両を特定します。これにより、無駄な保有台数の削減や、最適な配車計画の立案が可能になるでしょう。
また、社用車の利用予約をオンラインで一元管理します。誰が、いつ、どの車両を予約しているか即座に確認できるようにすることで、車両探しの手間やダブルブッキングといった非効率な業務を解消できます。
加えて、車両ごとのメンテナンス履歴や消耗品の交換時期を正確に把握し、適切なタイミングで整備を行うことで、突発的な故障による業務中断を防ぎ、車両の資産価値を維持できるでしょう。
フリートマネジメントの導入で得られる3つのメリット
フリートマネジメントの体制導入は、兼務担当者の業務負担を大きく減らし、企業の抱える潜在的なリスクを解消する戦略的投資だと期待できます。
- 業務効率化
- リスク低減
- コスト最適化
それぞれのメリットを詳しくみていきましょう。
【業務効率化】手書き・Excel管理からの脱却と工数削減
フリートマネジメントシステムを活用することで、「手書き・Excel管理の煩雑さ」という兼務担当者の日頃の悩みを以下の点から解消できるでしょう。
まず、運転日報を自動作成できるようになります。システムがGPSデータなどに基づき、走行距離、時間、ルートを自動で記録・生成することにより、ドライバーの帰社後の日報作成業務がなくなり、担当者の集計・確認作業にかかる時間をゼロに近づけられます。
車両台帳、車検・点検の期限、保険情報などはクラウド上で一元管理され、必要な情報をいつでもどこからでも瞬時に確認できるようになるでしょう。
社用車の予約や利用申請もオンラインで完結し、紙の書類やメールでのやり取りが不要になります。
ペーパーレス化により、煩雑な事務作業の工数を大幅に削減できると期待されます。
【リスク低減】法令遵守（コンプライアンス）の徹底と事故削減
「万が一の事故や違反が、会社の信用を揺るがす」という経営リスクの視点から、新たにフリートマネジメントシステムを導入することを、担当者から上層部へ提案するための強力な根拠にもなるでしょう。
アルコールチェック記録や、運行記録の保存といった法令（安全運転管理者制度など）で義務化されている業務を、システムが自動でサポートします。これにより、意図しないコンプライアンス違反のリスクを抑制できるでしょう。
また、急ブレーキや速度超過といった危険運転をスコアリングし、データに基づいた客観的な安全運転指導も可能になります。感情論ではない具体的な指導により、ドライバーの意識と技術が向上し、事故の発生率を低減させられると期待できます。
万が一、法令違反や重大事故が発生した場合でも、システムの正確な記録データが企業の管理体制を証明し、社会的信用へのダメージを低減させる盾となるでしょう。
【コスト最適化】無駄なコストの「見える化」と削減
フリートマネジメントは、目に見えにくい車両運用の無駄を可視化し、具体的なコスト削減につながると期待できます。
システムが取得した運転データから、燃費の悪い運転（アイドリングの長時間化、急加速など）を特定し、運転指導を通じて車両の燃費を改善します。
また、車両がいつ、どれくらい使われているかを正確に把握し、稼働率が低い車両を特定することで、本当に必要な台数のみに絞り込むことが可能となります。車両のリース料や保険料といった固定費の削減につながるでしょう。
さらに、走行距離や使用状況に基づく最適なタイミングでメンテナンスを実施し、過剰な整備や突発的な故障を防ぐことで、トータルでの整備コストの平準化・低減に役立ちます。
企業でフリートマネジメントを導入する際に課題になりやすいポイント
ここまで述べてきた通り、フリートマネジメントは車両を保有する企業に大きなメリットをもたらすと期待できます。
しかし、体制を新たに構築したり、システムを新規で導入したりする際には、直面しやすい障壁や課題があります。
そこで、ポイントをあらかじめ把握しておくことで、スムーズな導入計画を立てることにつながると期待できるでしょう。
従業員（ドライバー）からの抵抗や監視感
フリートマネジメントシステムは車両の位置情報や運転データを取得するため、ドライバーから「監視されている」「信頼されていない」と感じられ、強い抵抗に遭うケースが想定されます。
導入目的を明確化しましょう。「管理のため」ではなく、「安全を守るため」「煩雑な日報作成を自動化し、ドライバーの負担を減らすため」というメリットを丁寧に説明し、理解を求めることが重要です。取得するデータの種類と利用目的を事前に明確に提示し、合意を得る必要もあるでしょう。
導入・運用コストと費用対効果（ROI）の説明責任
フリートマネジメントシステムの導入時には、初期費用、車載器の購入・取り付け費用など、コストが発生します。
また、コスト削減や事故低減といったメリットは導入直後からすぐに現れるものではなく、長期的なデータ分析が必要です。
兼務担当者が経営層に提案を行う際には、システム導入にかかるコストが本当に見合うのか、具体的な効果を数字で示すことが大きな課題となる場合も考えられます。
「事故が1件減れば、保険料上昇抑制や業務停止リスク回避で〇〇円のメリットがある」といった、コスト削減だけでなく「リスクマネジメント」としての投資効果を強調する必要があるでしょう。現状の燃費や日報作成工数を算出し、「導入後〇ヶ月で工数〇％削減、燃料費〇％削減を目指す」といった具体的な目標値を設定することが求められると考えられます。
既存の管理体制や他部署との連携の難しさ
車両利用は営業部、経費処理は経理部、管理は総務部と、部署ごとに異なる管理ルールやシステムが導入されている場合には、統合が難しい課題に直面するかもしれません。新たな体制への移行や、データ連携に手間取る側面も考えられます。
また、既存のExcel台帳やリース会社のデータなどと、新システムのデータ形式が合わず、データ移行や連携に手間がかかる課題も想定されるでしょう。
「まずはスモールスタート」という考え方が推奨されます。はじめから全車両、全機能に広げるのではなく、一部の部署や機能から導入を始め、成功事例を社内で共有してから段階的に広げるとよいでしょう。
また、リースデータや給油データなど、既存のシステムとの連携機能が充実したフリートマネジメントシステムを選定することで、データ移行の手間を最小限に抑えられると期待できます。
「フリートマネジメントシステム」と「リース」の違い
フリートマネジメントへの関心が高まると、「リース会社が提供するサービス」と「フリートマネジメントシステム」のどちらを導入すべきかという疑問が生じる場合もあるでしょう。
両者は目的と提供価値が根本的に異なるため、その違いを明確に理解することが重要です。
リース会社のフリーマネジメントサービスは「保有・維持」が主な目的
自動車リース会社や車両販売店が提供するフリートサービス（あるいはフリートマネジメントサービス）は、主に車両の「保有・維持」に伴う事務作業の軽減を目的としている場合が見られます。
車両の調達（リース契約）に加え、車検・点検のスケジューリング、税金や保険の手続き、事故時の修理手配といった車両を維持するための手間を代行するものです。
これは、前述の「車両管理（守りの管理）」をアウトソーシングする形であり、車両の維持管理コストを明確化し、事務作業の負担を軽減することに優れていると言えるでしょう。
導入するサービスによっては、車両がどのように使われているか（運転の仕方、リアルタイムの位置、具体的な稼働率）といった運用中の効率化やリスク低減にかかわるデータ分析はカバーしきれない場合もあると想定されます。
フリートマネジメントシステムは「データ活用」による車両運用の課題解決が主な目的
フリートマネジメントシステムは、他の車両管理サービスでは手が届かない「車両の利用・運用」フェーズの課題解決もできる点が強みです。
車載器を通じて、運転の傾向、リアルタイム位置、走行ルートなどの運行データに関して継続的に収集・分析を行います。データを分析することで「危険運転の改善指導」といった安全向上と「無駄なアイドリング時間の特定」「最適な配車計画の立案」といった企業のコスト削減ならびに効率化の両方が実現するでしょう。
フリートマネジメントを導入するには、リースによる「維持管理の手間削減」と、システムによる「運用効率の最大化」を組み合わせた体制が効果的だと考えられます。
社用車の「運用」の課題解決に貢献 セイコーソリューションズ株式会社の「Mobility+」
これまで解説したように、フリートマネジメントの成功は「システムによる効率的なデータ活用」がポイントだと言えます。
セイコーソリューションズ株式会社のシステム「Mobility+」は、特に車両管理を兼務する担当者の目線に立ち、煩雑な業務を解消することに特化したフリートマネジメントシステムのひとつです。
まず、法令遵守が求められる日報作成業務を効率化できます。車載器から得られた正確な運行データ（走行ルート、時間、距離）に基づき、運転日報を自動で生成する機能を搭載。ドライバーによる手書きやExcelへの入力作業、および総務担当者の集計・確認・転記作業といった煩雑な手間から解放されるでしょう。これにより、コア業務に集中できる時間を創出できると期待できます。GPSベースの正確なデータを用いるため、虚偽申告や入力ミスを防止し、法令遵守の観点からも信頼性の高い記録を担保できるでしょう。
加えて、車両の利用状況の「見える化」で、資産の有効活用と業務の中断防止に貢献します。直感的に操作できる予約システムにより、紙やホワイトボードでの予約管理から脱却。ダブルブッキングや車両探しの手間がなくなり、車両の稼働率を最大化できると期待できます。
リース会社がカバーする「維持管理」だけでなく、「Mobility+」は「運用・活用」の課題解決に貢献します。運転傾向の分析や稼働率のデータが、車両のリース契約の最適な見直し時期や、台数削減の根拠にもなるでしょう。
フリートマネジメントへの移行を考える兼務担当者にとって、「業務負担の軽減」と「コンプライアンスの強化」を同時に実現できる点が「Mobility+」の強みです。
フリートマネジメントに関してよくある質問
フリートマネジメントに関してよくある質問をまとめました。
Q1.ビジネスにおいて「フリート」とはどのような意味ですか？
A1.ビジネスにおける「フリート」とは、企業や組織が所有・利用する複数台の車両群を総称する言葉です。事業活動のために継続的に使用し、管理が必要なすべての車両（社用車、営業車、トラックなど）が含まれます。
「何台保有していればフリートと呼ぶのか？」といった、台数の明確な規定はないものの、効率的な運用を考える必要がある車両全体を「フリート」と呼ぶことが多いです。
Q2.なぜ今、フリートマネジメントが注目されているのですか？
A2.フリートマネジメントが注目されている背景には、主に以下の3つの理由があります。
- 法令・コンプライアンスの強化：安全運転管理者制度の厳格化や、アルコールチェックの義務化など、車両管理に関する法令や、企業の責任が年々重くなっています。企業の信頼を守るため、人力では難しい、漏れのない確実な管理体制の構築が急務です。
- 働き方改革と効率化の推進：兼務担当者の車両管理業務にかかる負担が大きいため、日報作成や申請業務などのアナログな作業を自動化し、生産性を向上させる必要性が高まっています。
- 技術の進化とデータ活用の普及：GPSや通信技術の進化により、車両の運行状況や運転データを低コストでリアルタイムに取得できるようになりました。データを活用することで、事故防止や燃料費削減といった具体的な経営改善が可能になっているためです。
フリートマネジメント体制の導入で「攻めの車両管理」へ
フリートマネジメントとは、ITシステムを活用してコスト削減、リスク低減、業務効率化を実現する「攻めの車両管理」である点をご理解いただけたのではないでしょうか。
フリートマネジメントシステム導入の最大のメリットは、車両管理を兼務する総務・庶務担当者を、煩雑な業務とコンプライアンス違反のリスクから解放することです。
セイコーソリューションズ株式会社のシステム「Mobility+」に搭載の以下の機能は、貴社の車両管理体制の変革に貢献いたします。
- 煩雑な運転日報の自動作成：手作業による工数をゼロに近づける
- オンライン車両予約・位置情報：非効率な管理と車両のムダを排除する
車両管理の非効率性やリスクに不安を感じている今こそ、フリートマネジメントへの検討をするのによいタイミングだと言えます。コスト最適化とコンプライアンス強化を同時に実現するための第一歩として、ぜひご検討ください。
下記のようなお悩みはありませんか
- アルコールチェックが大変
- 管理をまだエクセルで行っている
- ツールがバラバラで統合されていない
