【車両管理の兼務担当者必見！】自社に合った車両管理システムを導入するには？選び方のポイントを解説
「Excelや紙での車両管理、そろそろ限界かもしれない……」 そう感じつつも、コストの懸念や、新たなシステム導入の手間に二の足を踏んでいる企業もあるでしょう。
車両管理システムは、「事務作業を楽にするツール」というだけではありません。アルコールチェックの義務化や交通事故のリスクから会社と従業員を守るための「防衛策」でもあると言えます。
とはいえ、多機能で高価なシステムを導入しても、使いこなせなければ意味がなくなってしまうでしょう。
本記事では、車両管理を兼務する担当者様が直面する課題を整理し、自社に合ったシステムを見極めるための6つのポイントを分かりやすく解説します。
お読みいただくことで、システム導入に向けた不安の解消につながり、次に踏み出すべき一歩が明確になれば幸いです。
車両管理でExcel・紙の体制を続けることで発生する「企業の2大損失リスク」
まずは、車両管理をExcelや紙で続けている場合に想定されるリスクについて改めて考えてみましょう。
- 損失①：見えないコストの肥大化と業務の圧迫
- 損失②：法令違反と重大運転事故による信頼の失墜
損失①：見えないコストの肥大化と業務の圧迫
ドライバーの手作業による運転日報作成や、兼務管理者の台帳整理にかかる人件費と時間コストなど、目に見えないコストが膨れ上がっている可能性が考えられるでしょう。
手作業による車両管理は、費用（人件費）として可視化できていない場合もあると考えられます。その場合、企業の業務効率とコスト構造を静かに圧迫している恐れもあるでしょう。
例えば、ドライバーによる運転日報の手書き・手入力に毎日時間を浪費している場合です。さらに、兼務担当者が日報や管理台帳のデータ入力・転記・照合のために、コア業務を圧迫する時間を費やしている可能性も考えられます。
また、車両管理の運用体制にもよりますが、システムを導入してデジタル管理する場合のコストと比較して、より多くの時間・コストがかかっているケースもあります。加えて、Excelへの誤入力やデータ更新の漏れが発生しやすく、月末・年度末の集計や税務・監査対応時に手戻り業務や長時間残業が発生する原因にもなるのです。
損失②：法令違反と重大運転事故による信頼の失墜
車両管理のデジタル化が進まないことは、非効率を産み出し、さらには企業の社会的責任（CSR）とリスク管理体制の重大な欠陥にもつながる恐れがあります。
例えば、アルコールチェック義務化など法改正への対応が、紙やExcelでは形骸化しやすいでしょう。記録の不備や改ざんのリスクから、法令違反が生じるおそれが高まります。
また、ドライバーの運転状況がブラックボックス化しているため、危険運転の傾向を把握できず、安全運転管理指導の根拠が欠如しがちです。
万が一、業務中に事故が発生した場合、管理体制の不備が問われることとなり、企業の社会的評価や取引先からの信用が大きく失墜する事態も招きかねません。
車両管理システム導入のメリット
車両管理システムを導入することにより、以下のようなさまざまなメリットが得られると考えられます。
- 業務負担を軽減できる
- コンプライアンスリスクを低減できる
- 重大事故による損失を未然に防げる
各メリットを詳しく見ていきましょう。
業務負担を軽減できる
導入するシステムの機能によりますが、GPSやドライブレコーダーなどと連動し、運転日報が自動で作成される場合があります。その場合、手書きの負担や、管理担当者によるデータの転記・集計といった業務が不要になるでしょう。
また、アルコールチェック・記録管理の効率化ができる場合もあるでしょう。測定結果が自動でシステムに記録・保管されるため、紙の記録簿を管理する手間がなくなります。
さらに、システムによっては社用車の車検や点検時期が近づくと自動通知してくれる場合もあります。メンテナンスの抜け漏れを防ぐための目視チェックから解放されるでしょう。
そして、ガソリン代や燃費、高速料金などの経費がシステム上で自動集計される機能を搭載している場合も想定されます。複雑な計算や突合作業が時短され、本来注力すべきコア業務に時間を割ける体制を構築できます。
コンプライアンスリスクを低減できる
アルコールチェック記録や整備点検の履歴など、法令で定められた管理項目をシステムが自動で記録・一元管理してくれるため、紙やExcelによる管理漏れや記録の改ざんといったコンプライアンスリスクを低減できます。
重大事故による損失を未然に防げる
ドライバーの運転状況（速度超過、急ブレーキなど）をデータで可視化し、リスクの高い運転傾向を特定できる場合もあります。これにより、事故が起きる前に根拠に基づいた指導が可能となり、企業の信頼を損なう重大な損失を未然に防げるでしょう。
つまり、車両管理システムとは、業務の手間を減らすだけでなく、企業の社会的責任と法的責任を果たすための「安全管理基盤」を提供してくれるものなのです。
車両管理システムの失敗しない選び方 6つのポイント
ここからは、車両管理システムの失敗しない選び方について解説をしていきます。
- 1.自社が解決したい課題を明確にする
- 2.導入しやすい料金プランかどうかをチェックする
- 3.ドライバーにとっての操作性を重視する
- 4.法改正対応やシステムの拡張性をチェックする
- 5.既存の社内システムとの連携性をチェックする
- 6.緊急時のサポート体制とデータ保全性をチェックする
一つひとつのポイントについて、説明します。
ポイント①：自社が解決したい課題を明確にする
ひと口に車両管理システムと言ってもさまざまな製品が見られます。多機能なシステムもありますが、自社で使いこなせなければ、宝の持ち腐れとなってしまうでしょう。
そこで、自社にとっての「主目的」を絞ることがポイントとなります。たとえば、「日報作成の自動化」なのか「事故防止（安全運転指導）」なのか、といった目的を導入前に明確にしましょう。
解決したい課題を絞り込むことで、無駄なコストを抑えながら自社にあったシステム選びにつながります。
ポイント②：導入しやすい料金プランかどうかをチェックする
初めての導入であれば、初期コストを抑えて小さく始める「スモールスタート」ができるかどうかも重要なポイントです。
たとえば、クラウド型のシステムを選ぶことで、 自社でサーバーを持つ必要がなく、1アカウントまたは車両1台単位の月額料金制で利用可能な場合も見られます。企業規模や予算に合わせて、必要な分だけ契約できる柔軟性が魅力です。
ポイント③：ドライバーにとっての操作性を重視する
現場のドライバーが使いにくいと感じるシステムは、次第に使われなくなり形骸化してしまう恐れがあります。
車両管理システムには、専用の車載器を設置して自動でデータを取るタイプや、スマートフォンやタブレットで手軽に操作できるタイプ、ドライブレコーダーと連動するタイプなどさまざまな使い勝手の製品が見られます。
操作が煩雑だと「仕事が増えた」と敬遠されやすいため、ドライバーが迷わず操作でき、かつ管理側が必要なデータを正確に取得できるバランスが重要です。
ポイント④：法改正対応やシステムの拡張性をチェックする
道路交通法などの法令は、社会背景に合わせて改正されることがあります。
そのような背景を踏まえると、クラウド型の車両管理システムを選ぶことで、システム提供会社側で最新の法改正に合わせたアップデートが行われるメリットも。
また、アルコールチェック義務化に対応したより便利な機能を利用できる場合もあります。一例として「アルコールインターロック」という機能が挙げられるでしょう。これは、アルコール検知器を用いてアルコールチェックを実施し、もしも飲酒が検知された場合にはシステム側で車のエンジン始動を制御し「飲んだら運転できない」という体制を構築できるというものです。
自社の解決したい課題に即したシステムを適切に選定することで、常にコンプライアンスを守った社用車運用が可能になるでしょう。
ポイント⑤：既存の社内システムとの連携性をチェックする
車両管理の効率化だけでなく、その後の事務処理の負担をどこまで減らせるかが、担当者の負担軽減の鍵です。
具体的には、車両管理システムで収集した走行距離や運行時間を、給与計算や経費精算システムへシームレスにデータ連携できるかどうかも確認してみるとよいでしょう。
データ連携が可能になれば、手入力によるミスや確認作業がなくなり、全社的な費用対効果をより高められると期待できます。企業にとってシステム導入の後押しとなる大切なポイントです。
ポイント⑥：緊急時のサポート体制とデータ保全性をチェックする
車両管理システムは、決して「導入して終わり」ではありません。
例えば、「使い方が分からない」などといったトラブル時に、システム提供側がいかに対応力を発揮してくれるかが、導入後の安心感につながります。
そのため、導入時のサポート体制だけでなく、運用開始後に現場から寄せられる疑問に対し、電話やチャットなどで迅速に対応してくれる窓口があるかどうかも確認しましょう。
さらに、車両運行記録やアルコールチェックの結果は、企業の機密情報であり個人情報でもあります。システムで収集・蓄積するデータが強固なセキュリティ環境で保護されているか、バックアップ体制は万全かも厳しくチェックする必要があります。
兼務担当者に最適な選択肢「Mobility+」の機能と強み
セイコーソリューションズ株式会社の車両管理システム「Mobility+」は煩雑な手作業をデジタル化し、担当者とドライバー双方にとっての「時間」を創出します。
ドライバーは操作の負担が減り、管理担当者はデータの集計・確認作業から解放されるでしょう。具体的に、以下のような強みを持っています。
| カテゴリ | 主な機能 | 解決できる「手作業」の手間 |
|---|---|---|
| 車両予約 | オンライン車両予約機能 | 共有カレンダーや紙の台帳による予約・鍵管理の複雑さを解消。PCやスマホから空き状況を即座に把握。 |
| 日報作成 | 運転日報の自動作成 | 利用記録、運行記録をもとに日報を自動作成。 利用者の作成時間低減のほか、記載漏れや提出忘れがなくなり、管理業務・保管業務の効率化にも。 ドライバーが帰社後に手書きで日報を書く必要がなくなり、記入漏れやミスもゼロに。 |
| 安全運転教育 | 運転傾向の分析 | ドライバーごとに運転を点数化し、運転の傾向が把握できるため、安全運転教育に役立つ。 |
多くの車両管理システムは、アルコールチェックの「記録」を残すに留まります。その一方で、「Mobility+」はさらに一歩踏み込んだ「飲酒運転の物理的な抑止」を可能にする点が大きな強みです。まず、アルコールチェック結果とエンジン始動を連動させられます。ドライバーがアルコールチェックを行い、結果が基準値を下回らなければ、エンジンは始動しません。アルコールを検知した場合には、車のエンジン始動ロックが解除されないのです。
つまり、「うっかり」や「慣れ」による飲酒運転・酒気帯び運転の可能性を根本から遮断する役割を果たします。
この強みは、万が一の事態が許されない企業にとって、心強いリスクマネジメントとなるでしょう。
車両管理システムの導入に関してよくある質問
車両管理システム導入に関してよくある質問をまとめました。
Q1.車両管理システムとは何ですか？
A1.車両管理システムは、社用車の稼働状況と、ドライバーの運転状態をデジタルで見える化し、管理を自動化・効率化する仕組みです。
具体的には、「いつ、誰が、どの車を、どのルートで使ったか」という運行記録をはじめ、ドライバーの運転傾向データなどを一元管理できるシステムを指します。
Q2.高機能なシステムは高価で、初期費用やランニングコストが心配です。
A2.自社にとって必要な機能を過不足なく見極め、シンプルなシステムを選ぶことがポイントです。「車両1台あたり月◯円×台数」といったシンプルな料金体系で導入可能な製品も見られます。
車両管理システムと聞くと「高機能＝高価」というイメージを抱き、費用対効果に疑問を感じて導入をためらっている企業もあるかもしれませんが、過不足ない機能選びが鍵です。
自社の課題解決に直結する機能だけを搭載したシンプルなシステムを選ぶことで、比較的低コストでのスモールスタートも可能だと想定されます。
Q3.業務の煩雑な手間が具体的にどう解消されるイメージができません。
A3.システムによっては、ドライバーが運転することで運転データが自動記録され、運転日報が自動作成される場合があり、手書きや手入力の手間が不要になります。
また、車両情報、ドライバー情報、整備履歴などもデジタルで一元管理できる場合も。
デジタル管理のメリットは、正確性の向上です。人為的な入力ミスが減り、データの信頼性が向上します。加えて、検索性も向上するでしょう。過去の運転記録や整備履歴を容易に検索でき、必要なデータにすぐアクセスできるため、監査対応や事故発生時の対応が迅速になると期待できます。
Q4.安全運転管理への厳格な対応は、小規模事業所でも必要ですか？
A4.法改正により、安全運転管理者の選任や、アルコール検知器を用いたアルコールチェック（2023年12月以降）といった厳格な対応は、安全運転管理者を選任している企業の義務です。
一定台数以上の車両を保有する場合には企業規模を問わず、安全運転管理者の選任が法律で義務付けられています。
- 乗車定員が11人以上の自動車の場合…1台以上
- その他の自動車の場合…5台以上
- 自動車運転代行業者は、台数に関係なく営業所ごとに選任が必要
安全運転管理者は、アルコールチェックの記録・保存といった責任を負います。
法改正への対応は、コンプライアンス強化、企業の社会的責任に直結するものです。システムを導入することは、管理体制の強化を対外的に示すことにもつながるでしょう。
車両管理システムの導入は、リスクを防止するための投資
Excelや紙による車両管理の限界を放置することは、企業の生産性を下げ、同時に大きな事故や法令違反のリスクを抱え続けることをも意味します。
車両管理システムの導入は、目先の利便性だけでなく、従業員の命と企業の社会的信用を守るための重要な投資だと言えるでしょう。
セイコーソリューションズ株式会社の車両管理システム「Mobility+」は、高度な安全管理と、現場の使いやすさを両立させたシステムです。
まずは、自社の管理体制をどう変えられるか、資料を手に取ってイメージすることから始めてみてください。
下記のようなお悩みはありませんか
- アルコールチェックが大変
- 管理をまだエクセルで行っている
- ツールがバラバラで統合されていない
