​​デジタルキーで車両管理を効率化！総務・庶務の工数を低減できる仕組みを解説​

​​「社用車の鍵の受け渡しのために、毎回出社している」「社用車の鍵の貸出台帳がアナログ管理で、ミスが多い」といった総務・庶務の悩みを抱えている企業も少なくないでしょう。​

​​そのように悩んでいる企業におすすめできるのが「デジタルキー」というソリューションです。車両管理における利便性が向上するだけでなく、「車両管理のDX」が実現すると期待できます。​

​​本記事では、デジタルキーに関する基礎知識と、活用メリットについて解説します。​

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​​デジタルキーとは？​

​​まずは、社用車の「デジタルキー」という仕組みについて解説します。​

デジタルキーの定義

​​デジタルキーとは、従来のような物理的な車の鍵の代わりに、スマートフォンやBluetoothなどの無線通信を用いて車両の施錠・解錠、およびエンジン始動を行う技術です。​

デジタルキーには、自動車メーカーが提供する純正タイプと、車両管理システムの導入などにより後付けデバイスを車両内に設置して利用する汎用タイプが存在します。​

​​車両管理における仕組み​

​​社用車を利用するドライバーは、スマートフォンにデジタルキーの専用アプリをインストールします。​

​​このスマートフォンアプリと車両に設置された車載器が連携し、スマートフォンアプリと車両管理システムのサーバーが接続される仕組みです。​

​​サーバー上で設定された鍵の「権限」をデジタルデータとして、特定の車両のデジタルキーが利用したいユーザー宛に送付されます。​

​​総務担当者など車両管理を行う人は、車両管理システムの管理画面から「誰に」「いつまで」鍵の権限を付与するかを制御するステップも必要です。​

​​社用車にデジタルキーを導入する4つのメリット​

​​次に、社用車にデジタルキーを導入する場合のメリットについて具体的に見ていきましょう。​

​​鍵の受け渡し工数がなくなる​

​​物理的な鍵の受け渡しのための対面対応が不要となり、総務・庶務担当者の拘束時間が削減されるでしょう。早朝・夜間の利用や、休日利用時の鍵の受け渡し問題が解消され、スムーズな運用が可能になります。​

​​紛失・不正利用リスクの低減​

​​万が一、物理的な鍵を紛失してしまった場合には、車両の盗難対策でシリンダーごと交換をしたほうがよいと考えられます。しかし、費用が1台あたり数万円ほどかかってしまう可能性もあり、金銭的負担が大きいです。​

​​一方、デジタルキーは有効期限の設定や即時の権限剥奪が可能なため、退職者や未予約者による不正利用を物理的に防止できるメリットがあります。​

​​また、悪意ある第三者による合鍵作成のリスクも低減できるでしょう。​

​​車両稼働率の自動可視化​

​​「デジタルキーのアプリで解錠した時間＝利用開始時間」としてデータが自動蓄積されるため、紙で運転日報を作成する手間が減ります。「どの車両に、誰が乗っているか」がリアルタイムでわかるため、車両管理台帳への記入漏れのリスクを低減できるしょう。​

​​「どの車両が、どの程度稼働しているか」がデータで把握でき、車両台数の適正化（減車によるコストカット）の根拠にもなると期待できます。​

​​​​働き方改革の推進​

​​ドライバーは鍵を受け取るためだけに事務所へ立ち寄る必要がなくなり、直行直帰が容易になります。車両管理担当者も同じく、「鍵の受け渡しのために出社しなければならない」といった場面を低減できるでしょう。​

​​移動時間の短縮、出社の手間のカットは、従業員のワークライフバランス向上だけでなく、営業活動などの生産性向上にもつながると期待できます。​

​​「物理的な鍵」と「デジタルキー」の比較​

理的な鍵の運用では、「鍵の受け渡し」のためだけに、管理担当者と運転者の双方が時間を奪われていると言えます。​

​​一方、デジタルキーの導入は、従業員どうしの利便性を向上させるだけではなく、「人件費」というコストの低減につながると期待できるでしょう。​

​​次表は、物理的な鍵とデジタルキーの特徴を比較してまとめたものです。​

​​車両管理システム「Mobility+」で実現するデジタルキーの活用​

​​セイコーソリューションズの車両管理システム「Mobility+」は、デジタルキー機能を搭載しています。既存の社用車に後付けで設置可能なデバイスを提供し、デジタルキー化が可能です。​

​スマートフォンのLTE通信だけでなく、Bluetoothにも対応し​​、携帯電話の電波が不安定な場所でも安定した動作が望めます。​

​​また、車両予約管理機能と連動し、「予約した人だけが、予約した時間だけ解錠できる」といった統制もできるようになります。​

​​鍵の受け渡しが発生しないため、直帰する場合や、事業所間で車両を共有利用する場合にも役立つと期待できます。

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デジタルキーに関するよくある質問

​​ここからは、デジタルキーに関してよくある質問をまとめました。​

Q1.社用車に後付けでデジタルキーを導入したい場合、費用はいくらぐらいかかりますか

A1.​​導入する車両管理システムによります。システムの初期費用（専用デバイス代や、取り付け工賃）と、月額のシステム利用料が発生すると想定されますが、保有車両台数や契約形態により異なるため、見積もりが必要でしょう。​

Q2.社用車に後付けでデジタルキーを導入したい場合、トラックにも導入可能ですか？​

A2.​​車種や年式により対応状況は異なると考えられます。車両管理システムによっては「乗用車を想定している」という場合も見られるため、必ずシステムの比較検討段階で確認しましょう。​​

Q3.社用車に後付けでデジタルキーを導入したい場合、リース車両にも導入できますか？​​

A3.​​車両の現状復帰が可能な取り付け方法であれば、導入できるケースもあると考えられます。事前にリース会社や、車両管理システムのベンダーに確認しましょう。​​​

​​デジタルキーで、鍵管理にかかるコスト削減とリスク低減を実現しよう​

​​デジタルキーは、車の物理的な鍵の管理に伴う人的コストと、紛失・不正利用リスクの低減が期待できます。​

​​セイコーソリューションズ株式会社の車両管理システム「Mobility+」は、デジタルキー機能と、アルコールチェック実施・記録管理、運転日報作成や、運転傾向の分析などが一元管理できる製品です。​

​​総務・庶務部門の車両管理のDXを加速させる強力なツールとなり得ると言えるでしょう。​

​​まずは現状の車両管理工数を可視化し、デジタルキーへの移行による投資対効果を検討してみてはいかがでしょうか。​

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