​​​​車両管理の煩雑な業務を効率化！車両管理システムを導入すべき理由を解説​

​​「車検や点検の期限管理が手作業で煩雑になっている」​
​​「運行記録の集計に時間がかかり、本来の業務が進まない」​

​​このような車両管理の課題を抱えている企業担当者の方もいるのではないでしょうか。​

​​紙やExcelに頼った旧来の車両管理方法は、工数増加の大きな原因となりやすく、さらに法令遵守（コンプライアンス）の観点からもリスクを増大させる恐れがあります。​

​​本記事では、車両管理が非効率化する根本原因を明確にし、その解決策として車両管理システムがもたらす具体的な工数削減効果と、導入時に押さえるべき重要なポイントを解説します。​

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​​車両管理業務が「忙しすぎる」2つの原因​​

​​総務・庶務担当者が兼務する車両管理業務が、時間と労力を消費しがちな根本的な原因について考えてみましょう。​

​​記録・申請が紙やExcelに分散し、集計・転記の手間が大きい​

​​多くの企業において、車両に関する重要な記録や申請は、紙の帳票やExcelファイルで管理されている現状が見られます。ドライバーが手書きで運転日報を作成し、管理担当者がその情報を手入力でデジタル化するといった二重の手間が発生している場合もあるでしょう。​

​​しかし、このような転記作業は時間消費に留まらず、ヒューマンエラーによる入力ミスや集計ミスを引き起こす温床となります。​

​​また、給油、メンテナンス、車検、任意保険といった情報が、それぞれ異なる書類やシステムに分散している場合もあるでしょう。月次のコスト精算や燃費集計を行う際に膨大な集計・突合作業という非生産的な業務が発生しているケースもあるかもしれません。​

​​情報が分散しているとリアルタイムの状況把握が困難で、集計が終わるまで正確なデータに基づいた判断ができないのです。​

​​​​必要な情報が属人化し、担当者不在で確認・共有に時間がかかる​​

​​​​車両管理のノウハウや、最新の情報（どの車両がいつ修理に出るか、どの運転手がどの鍵を持っているかなど）が、特定の担当者の記憶や、個人的なファイルに依存している状態を「属人化」と呼びます。​

​​属人化の最大の問題は、担当者が休暇を取得したり、急な体調不良や異動で不在となったりした場合に、他の社員がすぐに代行できない点です。​

​​特に、期限管理が重要な車検や点検のスケジュールが個人のパソコン内のExcelに保存されている場合、確認・共有に大幅な時間がかかるか、最悪の場合には期限の失念につながるリスクも考えられるでしょう。​

​​情報共有の遅延や欠如は、組織的な車両管理体制の脆弱さにつながり、万が一の事故発生時や監査時に必要な記録を迅速に提出できないなど、企業全体のリスクを高める要因となるのです。​

​​​​車両管理の非効率が引き起こす重大なリスクとは​

​​前述した非効率な手作業は担当者の残業時間を増やし、企業全体にとっても無視できない重大なリスクを増大させる要因となり得ます。​

​​煩雑な管理体制の最大の弊害は、法令遵守とコストコントロールという企業の存続に関わる根幹部分がおろそかになることです。その結果、企業リスクにつながると考えられるのです。​

​​​​必​​法令違反リスクの増大（安全運転管理の不徹底）

​​2022年以降、段階的に義務化されたアルコールチェック（飲酒運転防止対策）への対応は、安全運転管理者の選任が必要な事業所を中心に、コンプライアンス上きわめて重要です。​

​​手書きや目視による記録などチェック体制が煩雑だと、記録の欠落や虚偽報告を見抜くことが困難となるリスクがあります。​

​​アルコールチェックが適切に行われなかった場合に、万が一飲酒運転による事故が発生すると、企業はその管理体制の不備を問われ、社会的信用失墜、罰則、そして多額の賠償につながる重大なリスクを負うことになるでしょう。​

​​また、運転日報の記録が不正確な場合、勤怠・労働時間管理にも影響するため、法令違反のリスクを生むことになるのです。​

​​​​​​コスト管理のブラックボックス化​

​​車両の稼働状況や、ガソリン代、メンテナンス費用などのコスト情報が分散していると、正確な費用対効果を把握することが困難になります。​

​​例えば「どの社用車の燃費が悪化しているのか」や「遊休状態が多い車両はどれか」といった点を分析できず、経費削減の機会を恒常的に逸失している状態だと言えます。​

​​特に、車検や保険の期限管理がアナログな場合、更新の遅延や無駄な費用が発生しやすく、経営の視点から見ても非効率だと考えられるでしょう。​

​​​​​​車両管理におけるアナログ対応の限界と、システム導入の必要性​​

​​煩雑化する管理業務に対して、Excelマクロの導入や、社内ルールの徹底といった工夫を採り入れることも考えられるでしょう。​

​​しかしこれらの方法は、記録の転記ミスを防ぐことや、情報共有のスピードを根本的に改善するものではなく、いわば「その場しのぎ」または「表層的な対処」に留まりやすいと言えます。​

​​一方、車両管理システムを導入し情報の一元化や業務の自動化を行うことにより、運用の抜け漏れを防ぐことにつながります。そのため、車両管理システムが企業のリスクを最小化し、管理の効率を最大化する解決策であると推奨されるのです。​

​​具体的に車両管理システムがどのように機能し、企業をサポートできるのかは次章で詳しく解説します。​

​​​​​​​​【工数激減】車両管理システム導入により実現すること​​​

​​車両管理システムを導入することは、煩雑な業務をデジタル化し、工数激減を実現するための効果的な手段だと言えます。​

​​ここでは、システムがどのように機能し、管理担当者の負担を軽減するかについて具体的に解説します。​

​​​​アルコールチェックのデジタル管理​​

​​2022年4月から段階的に義務化が進められたアルコールチェックは、企業のコンプライアンス上、極めて重要度の高い業務です。​

​​車両管理システムは、アルコール検知器と連携することで、検知結果を自動的にシステムへ記録・保管する機能を持っている場合があります。測定時の顔写真やGPS情報も同時に記録される場合もあるため、不正やなりすましといったリスクの防止に大きく役立つでしょう。​

​​また、システムによっては、アルコールが検知された場合に、車両のエンジン始動を制御する仕組みを備えている場合もあります。アルコールチェック記録簿を法令が定める要件に則ってデジタル上で保管できるため、紙でのファイリングや保管場所の心配がなくなり、監査時等の検索性が格段に向上するでしょう。​

​​​​​​運転日報の自動化​​​

​​運転日報の手書きはドライバーにとって負担であり、管理担当者にとって集計業務の負担を増大させる一因となります。車両管理システムは、製品によりますがデジタコ、ドライブレコーダー、あるいはスマートフォンとの連携などにより、運行情報を自動で記録する機能を備えている場合が多いです。​

​​これにより、走行距離、走行時間、運転ルートといった情報が自動的に収集・電子化され、手書き日報の作成と転記という非効率な業務を廃止できるでしょう。車両管理者は、システム上でリアルタイムに社用車の記録を確認でき、月末の集計業務は容易に完了するようになると期待できます。​

​​​​​​​​安全運転指導強化​​​​

​​車両管理システムは、運行中の運転データを詳細に記録し、その記録を基に分析する機能を備えている場合があります。具体的には、急加速、急ブレーキ、急ハンドルといった危険運転の挙動を検知・記録できます。​

​​これにより管理者は、感覚的ではない、データに基づいた客観的な安全運転指導を運転手に対して行うことが可能となるでしょう。危険挙動の記録を運転手自身にフィードバックし指導に活用することで、事故の未然防止という企業リスクの低減に貢献するのです。​

​​​​​​​​​​コスト・燃費の自動集計​

​​社用車の管理において、ガソリン代や修繕費などのコスト把握は必須業務です。​

​​車両管理システムは、製品によっては、給油に使用したクレジットカードデータや高速道路の利用記録（ETCカード）などと連携することで、コスト情報を自動で集計し、車両ごと、ドライバーごとの燃費を自動で算出してくれる場合も見られます。​

​​これにより、手作業による経費精算や集計の工数が削減され、本来の業務へ集中できる時間を確保できるでしょう。​

​​また、燃費悪化やコストの異常値を早期に発見し、適切なメンテナンスや車両入れ替えの判断に役立てることもできると期待されます。コスト削減の分析を時短で実現できる点もメリットです。​

​​​​​​​​​​​​メンテナンス・期限の自動通知​​

​​社用車の車検、点検、任意保険の更新といった期限管理は抜け漏れが発生しやすく、管理担当者にとって精神的な負担が大きい業務です。​

​​車両管理システムの製品によっては、登録された車両情報を基に、これらの期限が近づくと自動で管理者に通知する機能を持っている場合があります。走行距離に応じて消耗品の交換時期を予測し、アラートを出す機能がある場合も見られます。​

​​重要な期限の抜け漏れを防止でき、管理担当者は手動でのチェック業務から解放されるでしょう。​

​​車両管理システム導入で業務効率化を実現するためのポイント​

​​車両管理システムは、導入するだけで劇的に業務が改善されるわけではありません。​

​​効率化の成果を得るためには、自社の現状を正しく把握し、戦略的にシステムを選定・導入する必要があります。​

​​​​​​​​​​​​「何を、どこまで」効率化したいか自社の課題を明確にする​​

​​まず、システムを選び始める前に、「現在、どの業務に最も工数がかかっているのか」「どの部分でコンプライアンスリスクを抱えているのか」を具体的に洗い出すことが重要です。​

​​例えば、「紙の運転日報の転記作業（月間〇時間）を低減させたい」「アルコールチェックの記録不備をなくしたい」といった具体的なゴールや、実現したいことを明確に設定しましょう。​

​​課題の明確化は、必要な機能を見極める判断軸となり、過剰な機能を持つオーバースペックな管理システムの導入を防ぐことにつながります。​

​​必要な「機能」と「連携先」を整理する​ ​​​​​​​​​​​​​​

​​自社の課題が明確になったら、その解決のために必須となる「機能」と「外部連携」の要件を整理します。​

​​例えば、運転記録の自動化を目指すのであれば、「ドライブレコーダー連携」など、車載機器を用いた運行データ管理・分析機能が必要でしょう。また、アルコールチェック義務化への対応を確実に行いたいのであれば、アルコール検知器連携機能を有し、その記録を法令に則って管理できるシステムを選ぶべきです。​

​​外部連携機能には、給油カードとの連携による自動経費集計機能なども含まれ、自社の業務フローに合った連携機能を持つ管理システムが、最終的な業務効率化の度合いを決定すると想定されます。​

​​サポート体制と費用対効果を比較検討する​​​

​​車両管理システムは「導入して終わり」ではなく、運用が始まってからこそ本領を発揮します。そのため、導入後に不明点やトラブルが発生した際に、迅速かつ丁寧なサポートを受けられるかどうかは、非常に大事な選定基準となります。​

​​また、初期費用や月額費用といったコスト面にも当然注目すべきです。製品によりますが、社用車1台に対して「月〇円」といった料金体系が主流であるため、保有する車両の台数に合わせてまずは月額負担がどれぐらいになるかをざっと試算してみるのがよいでしょう。​

​​その際、企業によっては「月々のコスト負担が大きい」と感じる場合もあるかもしれません。しかし、その費用を、手作業による増大する人件費（残業代など）や、安全運転管理体制の不備によるコンプライアンスリスク（法令違反時の罰則や信用失墜）と天秤にかけて考えることが重要です。​

​​車両管理システム導入について、「新たなコスト負担増」と捉えるのではなく、コンプライアンスリスクを低減し、運転データ活用による経費削減を可能にする、経営にとっての「攻めの投資」であるという視点を持つべきです。​

​​上司や経営層にシステム導入を相談する際には、この「車両管理体制不備によるコスト負担増大」や「コンプライアンスリスクを低減できる」という観点を併せて伝え、費用対効果を訴えることが成功への鍵となるでしょう。​

【2025年】車両管理システムおすすめ7選！比較検討時や導入後のポイントも解説

企業が社用車の管理において直面しがちな、さまざまな課題を解決できる「車両管理システム」。本記事では、2025年最新の車両管理システムを厳選して7つ紹介します。煩雑な車両管理業務の効率化やコスト削減、安全運転の徹底を目指す企業担当者向けに、システムの機能や料金体系、比較検討時や導入後の運用フェーズにおける重要なポイントも解説しているため、自社に最適なシステムを見つけるうえでの参考にしていただければ幸いです

​​​​業務効率化とコンプライアンス強化を実現する車両管理システム「Mobility+」​​

​​セイコーソリューションズ株式会社の車両管理システム「Mobility+」は、車両管理業務のデジタル化を通じて、管理担当者が抱える煩雑な手作業を自動化し、工数削減に貢献する製品です。​

​​安全運転管理体制強化の仕組みを構築することで、コンプライアンスリスクを防止するソリューションとしてぜひご検討ください。​

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​​​​​​車両管理の効率化に関してよくある質問​​​

​​ここからは、車両管理の効率化に関してよくある質問をまとめました。​

Q1.​​車両管理のそもそもの目的は何ですか？​

A1.​​「安全の確保」「コストの適正化」「業務の効率化」の3つが、車両管理の主な目的です。

​

Q2.車両管理担当者の業務範囲は？​

A2.車両を安全に、法令を守って、かつ経済的に利用し続けるための「維持・運用に関する全業務」を担うのが車両管理担当者です。

​​​​​​​​担当者の業務負担軽減に加え、企業リスク低減の視点も重要​

​​本記事では、兼任の総務・庶務担当者が抱える車両管理の煩雑な業務が、いかに属人化や情報分散といった原因で引き起こされ、最終的に法令違反やコスト増大といった企業リスクにつながるかを解説しました。​

​​車両管理の効率化は、担当者の業務負担軽減ではなく、安全運転管理体制強化とコスト適正化という、企業経営に不可欠な取り組みです。​

​​効率化を根本から実現するために、手作業やExcel管理の限界を理解し、車両管理システムの導入による記録の自動化とデータの一元管理が必要だと言えるでしょう。​

​​セイコーソリューションズ株式会社の「Mobility+」は、運行日報の自動化といった業務効率化機能に加え、アルコール検知器連動やアルコールインターロックといった強力な機能により、企業のコンプライアンスリスクの低減に貢献します。​

​​ぜひ「Mobility+」というソリューションをご検討いただき、法令遵守と業務効率化を両立する、新たな車両管理体制の構築にお役立てください。​

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