【無料Excel】運転日報テンプレート｜アルコールチェック記録簿も兼ねた書き方・保存期間を解説
2022年4月から一定台数以上の白ナンバー車両を保有する企業では運転者に対するアルコールチェックの実施が義務化され、2023年12月にはアルコール検知器を用いた確認とその記録保存も義務化されており、企業にはより厳格な運用体制が求められています。
運転日報とあわせてアルコールチェックの結果を記録・保存することが重要になり、現場では「何をどこまで記載すべきか」「どのように保管すればよいのか」といった実務上の疑問も増えています。
この記事では、無料で使える運転日報テンプレート（Excel形式）を紹介するとともに、アルコールチェック記録簿としての兼用方法、記載項目のポイント、保存期間などもあわせて解説します。
運転日報とは？作成と保管の法的義務
運転日報は、安全運転意識の向上や労務管理の適正化、コンプライアンス遵守を目的として作成される記録です。道路交通法施行規則により、安全運転管理者には運転日報の備え付けが義務付けられており、2023年12月からはアルコール検知器によるチェックとその記録を1年間保管することも法的に義務化されました。
運転日報とアルコールチェック記録を合わせて管理することで、効率的かつ確実な法令対応が可能になります。
【無料テンプレート】運転日報の必須項目と書き方
運転日報を正しく作成するためには、法律で定められた記載項目を漏れなく記入することが重要です。特にアルコールチェック義務化以降は、記録の正確性と保存体制が求められています。
運転日報の必須記載項目
まずは、法律で定められている以下の項目を漏れなく記入する必要があります。
- 運転者名
- 運転の開始・終了の日時と場所
- 主な経過地と運転の目的
アルコールチェックの記録項目（2023年12月施行の義務対応）
運転記録と合わせて、以下の7項目のアルコールチェック記録も必要です。
- 確認者名
- 運転者名
- 確認の日時
- 確認の方法（アルコール検知器の使用有無）
- 酒気帯びの有無
- 指示事項
- その他必要な事項
これらの項目を網羅したテンプレートを使用することで、法令遵守を確実にしつつ、日々の記録作業を効率化できます。
運転日報を正確に記録するための3つのポイント
運転日報を正しく記録するために、以下の3つのポイントを意識しましょう。
後回しにせず、業務の流れに沿って記録する
運転日報の記録を業務終了後にまとめて行うと、記憶が曖昧になり誤記や漏れの原因となります。出発時や帰庫時、休憩の前後など、業務の節目ごとに記録を行うことで、正確な内容を確実に残すことができます。記録の精度を高めるためには、タイミングを逃さず都度記録する姿勢が求められます。
客観的な事実を、読み手に配慮して記入する
運転日報は、自身だけでなく管理者や第三者が確認する業務書類です。誰が見ても内容が明確に伝わるよう、丁寧な文字で、数値や時間などの客観的な事実を正確に記入しましょう。曖昧な表現や略語は避け、正確性と可読性を意識することが大切です。
空欄を作らず、必要な情報はもれなく記録する
記入すべき項目がない場合でも、空欄にせず「なし」と記入することで記入漏れとの区別が明確になります。また、渋滞による遅延や車両トラブルなどの異常が発生した際は、備考欄に具体的な内容を記録することで、後日の確認や改善に役立つ情報となります。
運転日報の保管期間と方法
運転日報とアルコールチェックの記録は、いずれも1年間の保存が義務付けられています。保存方法としては、紙でのファイリングやExcelでの電子保存などが一般的です。いずれの場合も、記録が破損・紛失しないよう、体系的な管理体制の整備が重要です。また、保存場所の確保や検索性の確保など、日常業務に支障をきたさない運用方法を考えておく必要があります。
Excelによる運転日報管理の課題
運転日報をExcelで管理する方法は、紙よりも手軽で多くの企業に採用されています。しかし実務では、次のような課題が浮き彫りになっています。
ドライバーの負担
毎日の手書きやPCでの入力が面倒で、形骸化しがち。
例：業務の合間に入力する時間が確保できず、帰庫後にまとめて記入するため内容に誤りが生じる。
管理者の負担
記入漏れや不備のチェック、未提出者への催促、紙やファイルの回収・保管に膨大な時間がかかる。
例：複数のドライバーから届く日報を毎日確認し、抜け漏れがある場合は個別に連絡・再提出を求める必要がある。
データの形骸化
データが蓄積されても、ドライバーごとの運転傾向の分析など、有効活用が難しい。
例：Excelファイルが部署ごとに分散されており、必要なデータを横断的に集計・分析するのに手間がかかる。
コンプライアンスリスク
紛失や改ざんのリスクがあり、監査や事故発生時に迅速な提出が困難。
例：紙の日報が破損・紛失し、必要なタイミングで過去の記録を確認・提出できないケースがある。
これらの課題は、Excelでの管理が「手軽さ」だけでは補いきれないことを示しています。業務の正確性・効率性・法令遵守を両立するためには、より実務に即した管理手段の見直しが求められます。
運転日報の管理・運用を自動化する「車両管理システム」
Excelによる手動管理では、入力・提出・チェックといった各工程で手間がかかり、記入漏れや保管ミスなどのリスクも伴います。こうした課題を根本から解決する手段が、車両管理システムの導入です。
日報・アルコールチェックの電子化
ドライバーはスマートフォンから簡単に入力でき、走行距離や位置情報はGPSと自動連携。人為的な記録ミスや記入忘れのリスクを大幅に削減します。
業務の自動化
提出された運転記録やアルコールチェック結果は、クラウド上に自動保存。紙やExcelでの転記・ファイリング作業が不要となり、日報管理にかかる負担を軽減します。
リアルタイム管理
未提出者や記入不備の有無をリアルタイムで把握でき、システムから直接リマインドも可能。管理者の確認・催促業務を効率化します。
データ活用による運用改善
蓄積された運転データを活用し、ドライバーごとの傾向分析や危険運転の可視化が可能に。安全対策や燃費の最適化など、車両運用全体の改善にもつながります。
自社に最適な運転日報の管理方法を見つけよう
運転日報の適切な管理は、企業のコンプライアンス遵守やドライバーの安全確保に直結する、重要な業務のひとつです。Excelテンプレートなどを活用した記録のデジタル化は有効な第一歩ですが、車両やドライバーの数が増えるにつれ、入力や管理の手間が業務負担になります。
こうした状況を抜本的に改善する手段として、運転日報やアルコールチェックの自動化、データの一元管理を実現する「車両管理システム」の導入が効果的です。
正確な記録と効率的な管理体制を構築し、企業のリスク管理と生産性向上を両立させるためにも、自社に最適な運用方法を見つけていきましょう。
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