社用車はどこまで経費にできる？適正な計上ルールと経費管理のポイントを解説
「社用車は経費になる」という認識はあっても「どこまで計上できるのか？」「税法上、適正な範囲は？」といった疑問を抱える経営者や経理担当の方は少なくありません。車両購入費やガソリン代、車検費用など、社用車にかかる費用は多岐にわたり、正しく計上すれば節税効果が期待できます。
本記事では、社用車を経費にするための基本的なルールから、高級車や中古車の扱い、減価償却の考え方まで、適正な経費計上のポイントについてわかりやすく解説します。
社用車の経費計上はどこまで可能？基本のルールを押さえよう
社用車の経費は、どこまで認められるのでしょうか。基本の考え方をわかりやすく解説します。
事業利用のみであれば全額計上が可能、私用と兼ねる場合は按分が必要
社用車の費用を経費として計上するには「事業に直接必要であること」が前提です。私的利用分は経費にできません。
「社用車」という名称だけでは不十分で、実際に事業活動に役立っているかが問われます。たとえば「営業先への訪問」「資材の運搬」「通勤」など、明確な業務目的が必要です。
経営者の車など、私用と兼用している場合は、走行距離や使用時間・日数に応じて按分し、事業利用分のみを経費として計上します。客観的で合理的な基準に基づくことが、税務上のポイントです。
したがって、「社用車であれば全額経費にできる」というのは誤解です。全額を経費とできるのは、業務のみに使われている場合に限られます。
「社用車」と認められる条件
社用車として経費計上するには、まず車両の契約名義や運用実態が税務上の基準を満たしている必要があります。具体的には、以下のような条件がポイントになります。
- 契約名義や契約形態が適正であること
法人または個人事業主名義で契約されていること（購入・リース・レンタルいずれも可） - 事業用として適切に管理・運用されていること
運行記録（日付・利用者・目的地・用途・走行距離など）、日報、保管場所の明示など、事業利用を示す記録を残していること - 車両の種類が業務内容や規模に見合っていること
軽自動車から大型車両まで制限はありませんが、業種や用途との整合性が求められます。
これらの条件が整っていれば、社用車としての経費計上が認められる可能性が高まります。逆に、極端に高額な車両や用途と合わない車種の場合は、税務調査で合理性を問われることもあるため注意が必要です。
経費として認められる車両費用と認められない費用の違い
社用車にかかる費用はすべてが経費として認められるわけではありません。事業に直接関係する支出であっても、税務上の扱いや注意点を理解しておく必要があります。下記の表では、経費計上が可能な費用と、計上できない費用を区別し、それぞれの具体例と注意点をまとめています。適切な管理と記録を心がけましょう。
| 費用項目 | 経費計上の可否 | 詳細・注意点 |
|---|---|---|
| 車両の取得費用 | ||
| 車両本体価格 | 〇 | 一括計上は不可。減価償却を通じて複数年にわたり経費化。 |
| 登録費用 | 〇 | 登録印紙税、環境性能割（旧：自動車取得税）、検査登録費用、車庫証明費用など。 |
| 維持・管理費用 | ||
| 燃料費 | 〇 | ガソリン代、電気代など。事業利用分のみが対象。 |
| 保険料 | 〇 | 自賠責保険料、任意保険料（対人・対物賠償、車両保険など）。 |
| 税金 | 〇 | 自動車税（種別割）、自動車重量税など。 |
| 車検費用 | 〇 | 法定費用（自賠責保険料、自動車重量税、印紙代）と点検・整備費用。 |
| 修繕費・消耗品費 | 〇 | パンク修理、オイル交換、タイヤ交換、ワイパー、ウォッシャー液など。 |
| 駐車場代 | 〇 | 月極駐車場代、コインパーキング代など。事業利用分のみが対象。 |
| 高速道路料金・有料道路料金 | 〇 | 出張や営業など、事業活動での利用分のみ。 |
| リース・レンタル費用 | 〇 | リース料やレンタル料は、その期間の経費として計上可能。減価償却とは異なる処理。 |
| 経費計上できない費用 | ||
| 私的利用分の費用 | × | 役員・従業員のプライベートな移動、レジャー利用など。事業関連性がない費用は計上不可。私的利用が混在する場合は家事按分が必須。 |
| 購入時の頭金・手付金 | × | 車両購入代金の一部であり、費用ではなく減価償却の対象。 |
| 個人的な違反金・罰金 | × | スピード違反、駐車違反の反則金など、運転者の個人的な過失によるもの。 |
| 不相当に高額な費用 | △ | 事業内容や会社の規模に見合わない、社会通念上不相当に高額と判断される車両は、全額が認められない可能性がある。 |
社用車の経費計上で迷いやすいポイント
社用車にかかる費用は、使い方や用途によって経費になるかどうかの判断が分かれます。ここでは、判断に迷いやすい代表的なケースをわかりやすく解説します。
高級車は経費にできない？その判断基準
高級車であっても必ずしも経費にできないわけではありません。判断のポイントは「事業に必要か」「合理的な利用か」です。
たとえば、役員の移動や重要顧客の送迎など、ブランドや信頼性が重視される業種・役職では、高級車の必要性が認められるケースもあります。一方、事業内容に対して不釣り合いな車両は、税務調査で指摘される可能性もあるため注意が必要です。
高額な車両は減価償却費も大きく、経費として計上できる金額も多くなりますが購入した年に全額を経費にはできません（※減価償却は後述）。また、事業利用の証明として運行記録などを残しておくことが重要です。
経費にできるかどうかは、「その車両が業務上必要だったと説明できるか」にかかっています。
中古車は節税に有利？短期償却を活かすメリットと注意点
社用車に中古車を選ぶことで、節税につながるケースがあります。特に、中古車ならではの「短期間での減価償却」が大きなメリットです。
中古車を活用するメリット
減価償却期間が短い
中古車の法定耐用年数は、使用年数などに応じて短縮されます。そのため、新車よりも早期に多額の減価償却費を計上でき、課税所得を圧縮しやすくなります。
初期投資が抑えられる
新車に比べて購入費用が安いため、キャッシュフローへの負担を軽減できます。
回収期間が短い
購入価格が低ければ、たとえ償却期間が短くても比較的早く投資回収できる可能性があります。
デメリット・注意点
修理費用がかさむ可能性
年式が古い・走行距離が多い車両は、故障やメンテナンス費用が増えるリスクがあります。
企業イメージや従業員満足への影響
古い車両は、ブランドイメージや従業員のモチベーションにも影響を与えることがあります。
節税目的の過度な買い替えはリスク
あまりに頻繁な買い替えは、税務署から「過度な節税対策」とみなされるおそれがあります。
なお、中古車であっても私的利用分の経費計上はできません。新車と同様、適切な管理と記録が必要です。
社用車の減価償却とは？耐用年数と計算方法の基本
社用車を購入した場合、その費用は一度に全額を経費として計上できるわけではありません。「減価償却」により、耐用年数に応じて少しずつ経費化する必要があります。
減価償却とは
減価償却とは、車両のような高額な固定資産について、その使用可能な期間（耐用年数）にわたって費用を配分する会計処理です。購入した年に全額を経費にせず、年ごとに按分して経費化していきます。
耐用年数とは
耐用年数は、資産が事業で使用できる期間として税法上定められている年数のことです。社用車の種類によって、以下のように異なります。
| 車両の種類 | 耐用年数（新車の場合） |
|---|---|
| 普通自動車 | 6年 |
| 軽自動車 | 4年 |
| 小型自動車 | 4年 |
| トラック・バス | 4年～5年（種類による） |
※ 中古車の場合は、残存年数に応じて短縮されることがあります。
減価償却の計算方法は2種類
企業は、以下のいずれかの方法を選んで計上することができます。どちらを採用するかは、会計方針や節税戦略によって決定されます。
| 計算方法 | 特徴 | メリット・デメリット |
|---|---|---|
| 定額法 | 毎年同じ金額を経費として計上 | 計算がシンプルでわかりやすい・毎年の経費額が安定する |
| 定率法 | 購入初期の償却費が大きく、年々減少していく方法 | 購入後早期に多くの経費を計上できる、節税効果を早めに得たい場合に有利（複雑性は増す） |
ガソリン代や駐車場代も経費にできる？日常的な費用の扱い方
車両の購入費や車検費用だけでなく、日常的に発生するガソリン代、駐車場代、洗車代なども、業務に必要な支出であれば経費として計上できます。これらは一つ一つは少額でも、積み重なると大きな費用になります。
ただし、経費として認められるのは「事業に使用した分のみ」です。私的な利用分まで経費に含めることはできません。
プライベート利用が混在する場合の注意点
役員や従業員が社用車を私的にも利用している場合は、走行距離の記録（運行日報など）や使用割合に基づいて、事業用部分のみを按分して経費にします。曖昧な処理は、税務調査での指摘リスクを高めます。
レシートや明細の保管を徹底する
ガソリンスタンドや駐車場のレシート、領収書は必ず保管しておきましょう。また、クレジットカードやETCカードの利用明細も、有効な証拠となります。
| 費用項目 | 対策のポイント |
|---|---|
| ガソリン代 | ・法人カードの利用: 従業員ごとに法人カードを支給し、給油を徹底させる。 ・給油記録: 車両ごとに給油日、給油量、金額を記録する習慣をつける。 |
| 駐車場代 | ・利用履歴の記録: 訪問先、利用日時、目的などをメモする。 ・月極駐車場: 賃貸借契約書を保管し、毎月の支払いを経費計上。 |
| ETC利用料 | ・ETC利用履歴証明サービス: インターネットで利用履歴をダウンロードし、事業利用分を明確にする。 ・法人ETCカード: 私的利用と混同しないよう区別する。 |
| その他費用 | ・洗車代、消耗品（ワイパー、ウォッシャー液など）も同様にレシート保管と目的記録を徹底。 |
社用車の経費計上には記録と証拠が重要
社用車の経費は、税務調査でチェックされる項目の一つです。使途が不明瞭な点があった場合には、経費として認められず、追徴課税の対象となるリスクも考えられます。
経費は「事業に必要だった」ことを客観的に証明できなければなりません。その証明となるのが、次表のような日々の記録や証拠書類です。
▼経費計上の証拠として必要な書類と保管期間の目安
| 種類 | 具体例 | 保管期間の目安 |
|---|---|---|
| 領収書・レシート | ガソリン代、駐車場代、修理費、消耗品購入費など | 7年間 |
| 請求書 | 車検費用、修理費用、リース料など | 7年間 |
| 契約書 | 車両購入契約書、リース契約書、駐車場賃貸契約書など | 契約期間中＋7年間 |
| 利用明細 | クレジットカード明細、ETC利用照会サービス履歴 | 7年間 |
事業利用を明確にするために必要な記録と台帳管理
車両費の適正な経費計上のためには、領収書やレシートを保管しておくだけではなく、「事業利用を証明する記録」を日頃から正しく作成することも重要です。具体的には次のような書類や台帳を作成することが推奨されます。
運行日報（走行日報）
運行日報（走行日報）には、いつ（日付）、誰が（運転者）、どこへ（目的地）、何のために（利用目的）、どれくらい（走行距離）使ったかを記録します。
これは、事業利用と私的利用の区別を明確にするための最も重要な証拠となります。特に、複数台の車両がある場合や、役員・従業員が私的に利用する可能性がある場合には作成が必須です。
車両ごとの台帳
社用車を複数保有している場合、車両ごとに購入日、取得価額、減価償却の状況、車検日、保険の加入状況などをまとめた台帳を作成・管理することも、車両を会社で一元管理し、管理コストを適正化するために重要です。
管理を徹底するための3つのポイント
運行日報（走行日報）や、車両ごとの台帳管理を徹底するためのポイントを紹介します。
1. 記録の習慣化
日報や台帳の記入を業務フローに組み込むことが重要です。たとえば、車両使用後に日報を提出しなければガソリン代や高速代の精算ができないようにすれば、自然と記録が定着します。
日報フォーマットを簡素化し、スマホでも記入できるようにしておくと、より定着しやすくなります。
2. 記録のデジタル化
紙ベースの管理に比べ、デジタル化することで記録の効率と正確性が向上します。以下のような取り組みが有効です。
- 領収書や契約書はスキャンしてクラウドストレージ（例：Google Drive、Dropbox）に保存
- 運行記録はExcelではなくGoogleスプレッドシートなどで共有・管理
- 車両管理システムを導入し、走行距離や利用履歴を自動で記録
- ETC明細やガソリン代はWeb明細と連携し、記録漏れや二重計上を防止
こうしたデジタル化の取り組みにより記録の属人化や抜け漏れのリスクを軽減でき、監査対応や経費精算のスピードも向上します。業務効率とコンプライアンス強化の両面から、積極的に取り入れていきましょう。
複数台の社用車を管理するなら「車両管理システム」がおすすめ
複数台の社用車を保有している企業には「車両管理システム」導入がおすすめです。車両管理システムとは「いつ、誰が、どこで、どのように使用したか」といった運転履歴を一元把握し、管理業務を効率的にするためのシステムです。導入によって、次のようなメリットが得られます。
手動管理によるリスクを回避できる
領収書処理や日報の手入力・集計などは多くの時間と労力がかかるうえ、ミスや漏れが生じやすくなります。特に月末・期末には業務負荷が増し、計算ミスや経費計上漏れが発生しやすくなります。
こうしたヒューマンエラーは、税務調査での指摘や追徴課税のリスクにもつながります。また、利用状況が正確に記録されていないと、燃料費や消耗品費などの無駄なコスト発生も避けられません。
運行日報作成の手間を軽減
車両管理システムを導入することで、運行日報作成をデジタル化・ペーパーレス化でき、煩雑さを解消できます。
車両管理システムを導入すると、車両一台一台の利用記録や運行記録をもとに、運行日報を自動作成できます。ドライバーの日報作成時間を低減できるほか、記載漏れや提出忘れがなくなり、管理業務・保管業務の効率化にも役立ちます。社内の安全運転管理者などは、一元管理でデータを可視化できるでしょう。加えて、ドライバー一人ひとりにとっては日報の作成ミス防止にもつながると期待できます。
コンプライアンス強化とコスト削減にも貢献
正確性やリアルタイム性を担保したデータを常に蓄積できると、客観的な運行データを税務署などに対していつでも提示できるようになります。税務調査に対する適正な対策ができ、「リアルタイムに全車両の運行データを取っている」と従業員が理解していれば、不適切な私的利用も抑止できるでしょう。
また、データを根拠に社用車の利用実態を分析できれば、車両の稼働率を向上させられると期待できます。たとえば、事業所間で社用車を共有するなど、最適な車両台数管理につながり、維持費全体の最適化につながるでしょう。
このように、車両の使用に関する客観的なデータを可視化することは、より戦略的な車両運用、コスト削減と経営改善も後押しできるのです。
車両管理の効率化に貢献する「Mobility+」
「Mobility+」は、社用車の効率的な運用と管理をサポートし、運転日報の自動作成を含むさまざまな車両管理業務をスマート化するシステムです。
専用の車載器を車両に搭載することで、車両の運行記録に基づいて日報の自動作成ができ、業務工数の削減と記載漏れ・提出忘れを防止します。
また、車両の現在位置をリアルタイムで確認し、運行効率化や次の運行指示に活用できます。ドライバー向けの車両予約機能もあり、各車両の利用データを可視化できるようになることで車両台数の最適化検討に役立つでしょう。
「Mobility+」はこれらの機能を通して、社用車管理の課題解決に貢献します。
社用車の経費計上に関してよくある質問
Q1. 社用車を購入したら全額経費にできますか？
いいえ、原則として全額を一度に経費にすることはできません。社用車の購入費用は「減価償却」という会計処理によって、車両の法定耐用年数（使用可能な期間）に応じて、毎年少しずつ経費として計上していきます。
また、車両が事業と私用で兼用される場合は、事業で使用した割合のみが経費として認められます。私的な利用分は経費計上できませんので、走行距離記録（運行日報）などで事業利用の実態を証明することが重要です。
Q2. 高級車を社用車にしても、経費として認められるのでしょうか？
高級車だからといって一律に経費にできないわけではありません。重要なのは、その高額な車両が「事業運営において合理的な必要性があるか」という点です。たとえば、企業のブランドイメージが重視される業種での役員車や、顧客接待が多い場合など、事業に貢献する合理的な理由があれば経費計上は可能です。
ただし、事業内容と不釣り合いな高額車両は、税務調査で指摘を受けるリスクが高まるため、運行記録などで事業利用の根拠を明確にすることがより一層重要になります。
Q3. 中古車を社用車にするのは、節税面でメリットがありますか？
はい、中古車を社用車にすることは、節税面で有利になる可能性があります。最大のメリットは、新車よりも短い期間で減価償却ができる点です。中古車の場合、法定耐用年数からすでに経過した年数を考慮して償却期間が計算されるため、購入後早期に多額の減価償却費を計上し、その年度の課税所得を圧縮できる可能性があります。
ただし、購入後の修理費用がかさむリスクや、機能面でのデメリットも考慮し、総合的に判断することが重要です。
Q4. ガソリン代や駐車場代など、日々の費用も経費にするにはどうすれば良いですか？
日々のガソリン代や駐車場代なども、積もり積もれば大きな経費となります。これらを漏れなく計上するには、以下のポイントが重要です。
- 事業利用分のみを計上：私的利用分は除外しましょう。
- 証拠の徹底的な保存: レシート、領収書、クレジットカードやETCカードの利用明細などを必ず保管してください。
- 利用記録の習慣化: 特に、運行日報（走行日報）を日々記録し、いつ、誰が、どこへ、何のために、どれくらい利用したかを明確にしておくことが、税務調査時の証明として非常に有効です。
Q5. 複数台の社用車の経費管理が煩雑で困っています。何か良い方法はありませんか？
複数台の社用車を管理している場合、手動での経費管理は時間と労力がかかり、ミスや経費計上漏れのリスクが高まります。このような場合は、車両管理システムの導入がおすすめです。
車両管理システムを導入することで、運転日報の自動作成などにより、税務調査に強い客観的な証拠を残せるため、経費管理の業務を効率化でき、コンプライアンス強化にもつながります。
社用車の適正な経費計上と効率的な車両管理で、経営の健全化を
社用車を経費計上するうえで最も重要なのは「本当に事業に使われたか」を客観的に説明できる証拠を残すことです。領収書の保存に加え、運行日報や台帳の作成、社内ルールの整備、デジタルでの記録管理など、地道な取り組みが求められます。
本記事では、社用車の経費処理に必要な記録と台帳の整備方法、管理体制のポイントを解説してきました。これらを適切に行うことで、税務対応の備えになるだけでなく、無駄なコストの削減や業務の効率化にもつながります。
また、複数台の社用車を保有していて正確なデータ管理に課題を感じている企業様は、車両管理システム「Mobility+」の利用をぜひご検討ください。運行情報やデータの自動記録・管理機能によって、現場の負担を軽減し、より効率的な車両管理体制を整えることができます。
